Waarom je bij informatiemanagement een veranderkundige nodig hebt

Wat nog vaak misgaat bij het in kaart brengen van de processen en het informatielandschap, is dat daarbij wordt geredeneerd vanuit de techniek. Welke systemen zijn er mogelijk, hoe richten we die in en hoe voorzien we de gebruiker dan van informatie?

Onze ervaring: de techniek sluit bij die volgorde vaak niet aan bij de behoefte van de gebruiker. Kijk eerst naar wat de gebruikers nodig hebben en bepaal op basis daarvan hoe informatie wordt aangeboden. Zodat de daarvoor ingezette systemen ook echt toegevoegde waarde leveren.

Net zo belangrijk: aan de slag gaan met informatiemanagement betekent niet alleen dat je (waarschijnlijk) gaat werken met andere systemen, het betekent vooral ook een verandering van gedrag. Er is dus verandering nodig aan de harde kant én aan de zachte kant.

• De ‘harde’ verandering: inrichten van middelen, systemen en processen volgens een goed doordachte routekaart en processtappen.
• De ‘zachte’ verandering (cultuur- en gedragsverandering): het meenemen van alle gebruikers in het proces en het creëren van draagvlak.

Informatiemanagement goed organiseren kan wat ons betreft dan ook niet zonder betrokkenheid van een veranderkundige. Een veranderkundige weet hoe je een verandering goed begeleidt. Zorgt dat de harde en zachte verandering steeds op elkaar zijn afgestemd en dat er sprake is van een uitgelijnd proces.

Want als een andere werkwijze al wordt vastgeklikt terwijl de organisatie daar nog niet aan toe is, ontstaat er per definitie weerstand. Andersom is een verandering niet te bestendigen als de organisatie wel tot verandering bereid is, maar de concrete werkwijze dat niet ondersteunt.

We zetten bij de trajecten die wij begeleiden dan ook altijd in op een gelijktijdig proces met ‘twee stromen’, direct vanaf het begin van de implementatiefase.

Wij onderscheiden op basis van onze ervaring drie succesfactoren voor goed informatiemanagement dat kan rekenen op draagvlak.

1. Het verkrijgen van draagvlak begint bij het bieden van een oplossing die werkprocessen binnen de organisatie daadwerkelijk ondersteunt. Het verkopen van een jas die past gaat immers een stuk soepeler dan van een jas die niet past. Wij beschouwen de opgave daarom altijd integraal, vanuit het perspectief van mens, organisatie én techniek. Om de ‘harde kant’ van informatiemanagement daarbij te onderbouwen en zo ‘zacht te laten landen’, maken wij zoveel mogelijk gebruik van feitelijke analyses. Zo wordt het geen optelling van individuele oplossingen, maar een werkwijze die daadwerkelijk een oplossing biedt voor het vraagstuk dat voorligt.
2. Ten tweede is het cruciaal het verandernetwerk volledig en goed in beeld te hebben. Als je het verandernetwerk goed in beeld hebt, ben je in staat om de verschillende belangen te kennen en erkennen. Hierdoor begrijp je de context en betrek je de juiste mensen op de juiste manier en op het juiste moment. Zo voorkom je later in het proces weerstand. Om het verandernetwerk goed te begrijpen, splitsen wij het netwerk grofweg op in geraakten en beslissers:

• Om de beslissers in beeld te brengen, is het van belang de organisatie goed te begrijpen. We kijken daarbij niet alleen naar de formele besluitvormingsstructuren, maar juist ook naar waar de informele macht ligt.
• Geraakten zijn de mensen die we weliswaar mee moeten nemen in de verandering, maar die niet de positie hebben om de verandering tegen te houden. Op basis van een stakeholderanalyse bepalen we een veranderstrategie per doelgroep en bepalen we wie we moeten informeren, monitoren en tevreden houden.

Om een passend verandernetwerk samen te stellen werken we meestal samen met een HR- adviseur van de organisatie.

3. De derde succesfactor is wat ons betreft een eerlijk en concreet veranderverhaal. Wij geven hier altijd veel aandacht aan. In zo’n veranderverhaal maak je voor iedereen in de organisatie duidelijk wat de aanleiding is van de verandering, wat het doel is en welk voordeel de verschillende doelgroepen ermee behalen. De diverse belangen worden dus integraal meegenomen in de noodzaak tot verandering.

Om het veranderverhaal op de juiste manier te kunnen overbrengen, stellen we een communicatiestrategie op die niet alleen projectgericht is, maar past in het brede verhaal van de organisatie. Daarvoor werken we vaak ook samen met de communicatieafdeling van onze opdrachtgevers.

Met goed informatiemanagement kun je slagvaardig opereren en weet je of projecten tijdig en binnen budget worden opgeleverd. Er gaat geen tijd meer verloren aan het zoeken naar de juiste informatie en dingen gebeuren niet meer dubbel, want de juiste informatie is altijd voorhanden. Risico’s zijn in beeld en worden actief beheerst.

Om daar te komen ga je als organisatie wel door een veranderproces. Ga daarbij stap voor stap te werk. Een stapsgewijze ontwikkeling zorgt ervoor dat het behapbaar, zichtbaar en grijpbaar blijft. Gebruikers worden gaandeweg enthousiast en trekken het eigenaarschap naar zich toe. Professionele begeleiding daarbij van een veranderkundige is onmisbaar.

Wil je meer weten over informatiemanagement en hoe dat aan te pakken? Neem gerust contact op met mij. Ik vertel je graag meer en denk ook graag met jullie mee.