Toch worden er vaak in de bouwfase al afspraken gemaakt die een langdurige impact hebben in de gebruiksfase van vastgoed. En dan niet alleen op technisch gebied zoals lifecyclemanagement en total cost of ownership (TCO), maar ook over contracten en de manier van samenwerken tussen eigenaar en gebruiker en vastgoedorganisatie en leveranciers. Hoe zorgen we ervoor dat deze afspraken niet ten koste gaan van de flexibiliteit die nodig is tijdens die gebruiksfase?
We zien namelijk al te vaak dat langlopende en dichtgetimmerde contracten in de uitvoering vaak leiden tot spanning tussen partijen, omdat er geen ruimte zit om mee te bewegen met de vraag van vandaag of morgen. Denk bijvoorbeeld aan standaard huurovereenkomsten, waarbinnen het moeilijk is om circulaire en/of duurzame wijzigingen te verwerken.
Wat nu de norm is, was tien jaar geleden nog vooruitstrevend
Waar bedrijven vroeger makkelijk 15 tot 25 jaar zonder al te veel aanpassingen gebruik maakten van hetzelfde pand, veranderen de eisen nu heel erg snel. Wat nu de norm is op het gebied van duurzaamheid en circulariteit, was tien jaar geleden nog vooruitstrevend. Ook de primaire processen en werkplekconcepten veranderen steeds sneller. Wat nu de norm is kan over een paar jaar alweer aan verandering toe zijn.
Hoe kun je ervoor zorgen dat vastgoed blijft aansluiten bij de veranderende omstandigheden en behoeftes? Waar vroeger vooral met langlopende, vastomlijnde afspraken werd gestuurd om de exploitatiekosten zo laag mogelijk te houden, is het voor de bedrijfsvoering nu belangrijk om flexibiliteit in te bouwen. Dit vraagt om een integrale benadering van ketensamenwerking. Door rekening te houden met verschillende toekomstige scenario’s en duidelijke afspraken te maken over verantwoordelijkheden van zowel eigenaar en gebruiker in samenwerkings- en huurovereenkomsten, als tussen de verantwoordelijke vastgoedorganisaties en hun leveranciers, kun je de TCO zo laag mogelijk houden.
Moeilijke vragen
Flexibiliteit inbouwen terwijl je nog niet weet hoe de wereld er over 20 jaar uitziet, klinkt complex. Maar dat hoeft het niet te zijn. Bij langlopende overeenkomsten is het belangrijk dat je juist nu al nadenkt over de uitdagingen waar je over pakweg 20 jaar mee te maken kan hebben. Het is belangrijk om alles in kaart te brengen: hoe het pand nu gebruikt wordt, hoe de bedrijfsprocessen eruit zien, welke andere panden er zijn in de portefeuille, welke samenwerkingen en contracten er al zijn op onderhoud- en vastgoedgebied, wat is de energiebehoefte en hoe voorzie je daarin, etcetera.
Dergelijke vragen geven een goed beeld van de context en de gehele keten, zodat je kunt bepalen welke samenwerking en contractvormen passend én toekomstbestendig zijn.
Prikkelende en soms zelfs lastige vragen kunnen je enorm helpen om vervelende verrassingen te voorkomen. Zeker als je een complexe en dynamische portefeuille hebt, kan een sparringpartner met veel vastgoedervaring helpen om de toekomst continu een stap voor te zijn. Het draait daarbij altijd om de hoofdvraag: hoe zorg je ervoor dat je vastgoed blijft aansluiten bij je behoefte?
Traditioneel gedachtengoed
De toekomst is voor veel bedrijven onzeker. Of het nu gaat om de energietransitie, de oorlog om talent, grondstoffenschaarste of digitalisering; de snel veranderende wereld van vandaag vraagt om flexibiliteit. En dat strookt niet met het traditionele gedachtengoed in de vastgoedwereld: we zetten een gebouw neer, dat moet 50 jaar mee kunnen en we zien tegen die tijd wel wat er nodig is om mee te bewegen met veranderingen. Want je hebt die flexibiliteit écht nodig om te overleven.
Daarom is het belangrijk om al in een vroeg stadium van een ontwikkeling, het gesprek aan te gaan met een ervaren sparringpartner die de juiste vragen stelt. En dat zijn soms best prikkelende vragen, misschien worden ze soms zelfs als vervelend ervaren. Maar reken er maar op dat dit uiteindelijk loont. Want niemand wil een paar jaar na oplevering voor een voldongen feit staan en dan denken: hadden we hier niet veel eerder rekening mee moeten houden?