Bij Brink zijn we niet alleen betrokken bij het ontwerp en de bouw van laboratoria, maar zorgen we ook dat de overgang naar een nieuwe omgeving soepel verloopt. Zo begeleiden we momenteel de verhuizing van de Bètafaculteit van de Vrije Universiteit Amsterdam naar het nieuwe VU Onderzoeksgebouw. Een complexe operatie, waarbij een strakke planning en minimale downtime cruciaal zijn.
Een strakke deadline en complexe puzzel
De verhuizing van laboratoria vraagt om een gedegen voorbereiding en nauwe samenwerking met alle stakeholders. Elke ruimte, elk apparaat en elk onderzoek kent zijn eigen logistieke en technische uitdagingen. In dit project waren er extra complicaties: een korte voorbereidingstijd, een grote diversiteit aan laboratoria en apparatuur én een harde deadline vanwege de start van de sloop van het oude W&N-gebouw op 1 februari 2024.
Daarom verliep de afbouw van laboratoria parallel aan de verhuizing, met minutieuze afstemming op ruimteniveau en zelfs per uur. Dankzij deze precisieaanpak konden we de planning halen en de sloop op tijd laten starten.
De feiten: VU Amsterdam in cijfers
- 5 afdelingen
- 450 onderzoekers
- 650 ruimten leeg op te leveren
- 6.000 m² nieuwe laboratoria
- 3.000 m² cleanroomomgeving met meerdere reinheidsbarrières
Van inventarisatie tot uitvoering
Onze eerste focus lag op de aanbesteding van het verhuisbedrijf en het in kaart brengen van alle apparatuur. Brinkers Annelieke Jaspers en Tom Wiardi hebben dit samen met Bart de Jong van Young group gedaan. Sommige apparaten vereisten de-installatie en herinstallatie door externe partijen. Gezien de beperkte beschikbaarheid van deze specialisten was vroegtijdige planning essentieel. We wisten meer dan 50 externe partijen maanden van tevoren in te plannen en hun werkzaamheden naadloos te laten aansluiten op de verhuisplanning.
Daarnaast stonden de eindgebruikers – onderzoekers en laboranten – centraal in het proces. We gingen in gesprek met labverantwoordelijken en onderzoekers om te bepalen welke apparatuur verhuisd moest worden, welke eisen hieraan gesteld waren en hoe het werk zo min mogelijk verstoord kon worden. Van kleine laboratoriumapparatuur tot grote trillingsvrije optische tafels die niet in de lift pasten – elk item vroeg om een specifieke aanpak. De verhuizing werd per afdeling tot in detail voorbereid en vastgelegd in een draaiboek. Hierdoor wist iedereen exact welke apparatuur wanneer verhuisd werd, wat er van elkaar werd verwacht en wie waarvoor verantwoordelijk was.
Wekelijkse afstemming: snel schakelen en begrip creëren
Elke week organiseerden we korte whiteboardmeetings met alle betrokkenen. In 30 minuten bespraken we de status, uitdagingen en successen. Doordat iedereen fysiek aanwezig was, kon snel worden afgestemd en ontstond er begrip voor elkaars uitdagingen. Dit proces ging niet alleen over het verplaatsen van apparatuur, maar ook over het begeleiden van mensen bij een ingrijpende verandering.
Veiligheid, vergunningen en logistiek
De verhuizing van laboratoria brengt specifieke eisen met zich mee, zoals het transport van chemicaliën en genetisch gemodificeerd materiaal. Dit vereiste nauwkeurige afstemming met de arbo- en milieucoördinator en de biologisch veiligheidsfunctionaris voor de benodigde vergunningen.
Daarnaast was er een complexe logistieke uitdaging: de aan- en afvoer van materiaal en werkzaamheden vonden gelijktijdig plaats, zowel binnen als buiten het gebouw. Voor de cleanroomomgeving was extra zorgvuldigheid vereist, met een gedetailleerde planning rondom decontaminatieprocedures en beperkte sluizenvolumes.
Tevreden eindgebruiker
We streven altijd naar een tevreden eindgebruiker in onze projecten. En dat is direct zichtbaar wanneer de eerste onderzoeksgroepen hun apparatuur uitpakken en daadwerkelijk kunnen starten in de nieuwe laboratoria. Op deze manier dragen we ook bij aan onderzoek dat vaak een maatschappelijke impact heeft.
