Project Check Up: Op de prettige samenwerking! (3/4)

In projecten wordt het belang van samenwerking weleens vergeten. Nou ja vergeten; er zullen weinig mensen meer zijn die het belang van een goede samenwerking glashard ontkennen. Maar er écht iets mee doen, dat lukt vaak niet. Daarom hebben wij, als onderdeel van de Project Check Up (zie blog 2), de Samenwerkingsscan ontwikkeld. Door het invullen van 15 vragen geeft de tool op een laagdrempelige manier een eerste inzicht in de effectiviteit van de samenwerking binnen jouw projectteam. Vervolgens maken we samen de verdiepingsslag door het gesprek aan te gaan en advies te geven om te komen tot verbetering. Hoe dit werkt? Blijf lezen!

Het goed evalueren van de samenwerking blijft een uitdaging voor teams. Er moeten drie hordes worden genomen voordat we een goede evaluatie kunnen uitvoeren:

Horde 1: De definitie van samenwerking is vaag
Wat is samenwerking? Iedereen zegt het, maar maak het maar eens concreet. Je loopt je het risico langs elkaar heen te praten. Hoe maak je samenwerken concreet? Wij gebruiken de theorie van Patrick Lencioni, uiteengezet in zijn boek ‘De vijf frustraties van teamwork’. Aan de hand van zijn vijf aspecten (vertrouwen, conflicten, betrokkenheid, verantwoordelijkheid en resultaten) maken we samenwerking concreet en meetbaar.

Horde 2: Samenwerking gaat over kwetsbaarheid en emoties
Praten over gevoelens. Als je de samenwerking bespreekt, bespreek je emoties en meningen. Laten dat nou net twee zaken zijn waar de gemiddelde techneut het niet graag over heeft. De Samenwerkingsscan is daarom laagdrempelig en biedt mensen de kans om op een simpele en anonieme manier inzicht te geven in hun beleving van het project. Geen essay van drie kantjes over gevoelens en problemen, maar 15 meerkeuzevragen die binnen vijf minuten te beantwoorden zijn. Zodra deze eerste stap is gezet, heb je iets concreets om met elkaar te bespreken. Het praten over emoties en gevoelens wordt daarmee ook een stuk makkelijker.

Horde 3: Achteraf is het mooi wonen
Wanneer we horde 1 en 2 hebben genomen doemt horde 3 op! Want achteraf is het mooi wonen. Het psychologisch principe van cognitieve dissonantie. Achteraf was een probleem geen probleem, maar een duwtje dat ervoor heeft gezorgd dat het project de goede richting in ging. Zonder het ‘’probleem’’ was het project veel minder goed/leuk/spannend geweest. We belichten enkel de voordelen van een gemaakte keuze/richting en verkleinen zoveel mogelijk de negatieve gevolgen die eraan vast zaten. Zo kom je dus nooit tot de kern van verbetering. Je moet durven en kunnen erkennen dat er een probleem is (of was), zodat je het een volgende keer beter kunt doen. Dit vraagt om inzicht. De Samenwerkingsscan verwerkt de antwoorden in een dashboard, zodat je in één oogopslag de totaalscore ziet en als team het gesprek aan kunt gaan.

De Samenwerkingsscan maakt de volgende zaken inzichtelijk:

1. De score. De scan laat een score zien op de vijf aspecten van samenwerking: vertrouwen, conflicten, betrokkenheid, verantwoordelijkheid en projectresultaat:
   – Score drie tot vijf: acute problemen. Dit zijn zaken waar het team uitgebreid mee aan de slag moet om escalatie, stress en onrust in het team te voorkomen.
   – Score zes of zeven: vormen risico’s voor de samenwerking. Dit zijn vaak zaken die niet inzichtelijk waren, maar waarbij het belangrijk is actie te ondernemen om erger te voorkomen.
   – Score acht en negen: aspecten met deze score vormen geen risico voor de effectiviteit van de samenwerking. Verbetering is altijd mogelijk, maar de primaire energie en aandacht gaat uit naar de aspecten met een lagere score.
2. De bandbreedte van de antwoorden. De scan maakt overeenkomsten en afwijkingen inzichtelijk in de antwoorden van teamgenoten. Als het aspect conflict gemiddeld een zeven scoort en de laagst gegeven score is een drie, kan een gesprek hierover zeer nuttig zijn om potentiele problemen voor te zijn.
3. De scan genereert een dashboard. De scan kan worden ingevuld tijdens een evaluatiesessie en de resultaten worden direct verwerkt in een dashboard. Als de scan voorafgaand of na een sessie wordt ingevuld, wordt het dashboard uitgebreid met constateringen en beheermaatregelen die een impuls aan de samenwerking geven.

Wij hebben de scan inmiddels in meerdere evaluatiesessies ingezet. En met succes! Het leidt direct tot een dieper gesprek over de samenwerking en geeft de teamleden houvast in het gesprek over zaken waar ze tegenaan lopen. Collega’s zijn ook enthousiast en gebruiken de scan om projecten te evalueren. Daarnaast werken we met een externe partner die de scan inzet tijdens gelijksoortige evaluatiesessies. Dat geeft vertrouwen dat de Samenwerkingsscan meerwaarde heeft en leidt tot een waardevol en open gesprek tussen teamleden!

Wil jij de effectiviteit van de samenwerking binnen jouw team op een laagdrempelige wijze evalueren om ruimte te maken voor verbetering? Neem dan contact met mij op. In de tussentijd gaat de ontwikkeling van zowel de Samenwerkingsscan op zichzelf als de volledige Project Check Up door, waarin de Samenwerkingsscan wordt gecombineerd met een analyse over de kwaliteit van de processen binnen je project. Daarover lees je meer in mijn volgende blog!