Project Check Up: in 6 stappen van verloren aanbesteding naar succesvolle dienstontwikkeling (1/4)

Samen met een aantal collega’s ervaarde ik hoe moeilijk én waardevol het is je eigen handelen kritisch tegen het licht te houden. Ons resultaat? Van een verloren aanbesteding voor een projectevaluatie naar de ontwikkeling van de Project Check Up: een tool waarmee je snel en gemakkelijk een evaluatie uitvoert binnen jouw project. De resultaten kun je direct inzetten in de volgende projectfase of bij het volgende project. Ons doel: projecten en programma’s verbeteren, efficiënter en beheersbaarder maken. Oftewel, het voorkomen van herhalend gedoe.

Voor een goede evaluatie is kwetsbaarheid nodig. Daarom wil ik in dit eerste blog onze kwetsbaarheid laten zien en je meenemen in ons eigen leertraject. Wij deden mee met een aanbesteding voor een leuke opdracht, maar een ander ging er met de winst vandoor. Maar toen wij verder keken dan de eerste teleurstelling, zagen wij dat ons verlies meer kon opleveren dan de oorspronkelijke opdracht: in 6 stappen van verloren aanbesteding naar succesvolle productontwikkeling.

Dit blog is de eerste in een reeks waarin ik je meeneem in ons ontwikkelproces en het resultaat daarvan: hoe komt de Project Check Up tot stand, wat kan je ermee en hoe kan het jou helpen je projecten te verbeteren?

Blijf daarvoor mijn LinkedIn pagina en #ProjectCheckUp volgen!

Deel 1: In 6 stappen van verloren aanbesteding naar succesvolle dienstontwikkeling
Deel 2: De Project Check Up (verschijnt op 19 juni 2018).
Deel 3: Ervaringen en uitkomsten van de pilot (september 2018).
Deel 4: Het resultaat (december 2018).

De eerste stap is vrij simpel: een (potentiële) klant schrijft een uitvraag en jij stelt daarvoor een offerte op. In ons geval was de vraag: voer een projectevaluatie uit. De vraag lag ons en ook vertrouwden wij erop dat wij de concurrent de baas zouden zijn. Maar bij het zoeken naar referenties nam ons zelfvertrouwen wat af: eerder uitgevoerde evaluaties waren vaak óf vertrouwelijk óf niet in het juiste format gedocumenteerd. Dus moesten wij een referentie gebruiken die niet ons volledige potentieel liet zien. Het gevolg?

Deze stap is nog simpeler dan de eerste stap: win de aanbesteding NIET. Maar, als je de winst misloopt, gebruik dat dan als kans om beter te worden! Hoe goed je offerte ook is, soms kaapt een ander de winst voor je neus weg. En op dat moment start het leertraject pas echt. Ook wij wonnen niet, maar het verlies motiveerde ons wel.

De volgende stap valt in de categorie ‘makkelijker gezegd dan gedaan’. Om beter te willen worden, moet je in de spiegel durven kijken en verantwoordelijkheid durven te nemen voor je keuzes. Helaas zit ons ego hierbij weleens in de weg: oprecht blij worden van kritiek valt niet mee. Deze stap is wel essentieel. En daar gingen wij dus: ons tenderteam kwam samen voor een evaluatie. Na wat algemene ‘het had beter gekund’ en ‘dit en dit hadden wij zo moeten opschrijven’ volgde het cruciale moment: welke keuzes hadden wij anders moeten maken? Het antwoord: wij evalueren veel projecten, maar missen hierbij een onderliggende methodiek die wij steeds aanscherpen en verbeteren. Hierdoor vinden we het wiel vaak opnieuw uit en missen we de kans om een sterk onderbouwde, gestructureerde én heldere evaluatiemethode op te bouwen. Oftewel…

Naast het erkennen en identificeren van verbetermogelijkheden, heb je nog een ingrediënt nodig: actie! Door kritisch naar jezelf te kijken heb je de gelegenheid gecreëerd om te verbeteren. Maar het verbeteren zelf kan nu pas echt beginnen. Gelukkig is de negatieve ervaring van het verlies een zeer goede motivator. De mislukking is niet dusdanig groot dat het verlamt, maar wel groot genoeg om te zien dat je echt iets moet DOEN. En zo geschiedde: wij zagen de kans een standaarddienst voor projectevaluaties te ontwikkelen en maakte er business van!

Tip: maak de ontwikkeling een prioriteit. Veel verandertrajecten verzanden omdat er geen tijd voor wordt gemaakt. Het is dan ook aan te raden bij een of twee personen een vast aantal uren in de week in te plannen om de ontwikkeling vaart te geven en plan bijvoorbeeld elke week een standaardoverleg om de vaart erin te houden.

Wil je echt meerwaarde hebben van je verbeterpunten, zet dan je creatieve ideeën om in een businesscase. In het kort: is er vraag naar en welke probleem los je op? Hoe groot is de totale markt? Welk type organisaties helpen wij met deze nieuwe evaluatiemethodiek? Welk probleem moet een evaluatie oplossen? Heeft ons idee daadwerkelijk marktwaarde? In eerste instantie hebben wij hiervoor collega’s gepeild: zouden jouw klanten deze dienst kunnen en willen gebruiken? Daarna was het zaak een businesscase op te stellen: wie is de klant, wat is de toegevoegde waarde van de dienst, hoeveel ontwikkeltijd is er nodig, et cetera.

Tip: het Business Model Canvas is een goed handvat om verschillende aspecten van je nog te ontwikkelen dienst/product in kaart te brengen.

Al tijdens het schrijven van onze businesscase kwam een hele berg vragen in ons naar boven: hoe moest de dienst eruit komen te zien? En hoe niet? Wat moesten de onderliggende tools zijn? En past dit bij de behoefte van onze klanten? Hoe kwamen wij aan de mankracht om de dienst te ontwikkelen? Hoewel het heel verleidelijk en makkelijk is om op een spreekwoordelijke zolderkamer het antwoord op deze vragen te zoeken, is het voor de praktische toepasbaarheid en kwaliteit beter als je potentiële klant kritisch meedenkt. Daar kwamen wij al snel achter toen we toch stiekem begonnen op onze zolderkamer en vragen probeerde te beantwoorden als: wat is de behoefte van onze klanten? Welk doel heeft een klant met een projectevaluatie? Hier hadden we een klant voor nodig: iemand die onze dienst straks ging gebruiken!

Het antwoord vonden wij door het organiseren van een 24-uurs ‘dragons-den sessie’. Met 22 gemotiveerde collega’s in een hutje op de hei. Het klantperspectief werd geschetst door een van onze klanten. Hij vertelde zijn probleem: er was sprake van ‘herhalend gedoe’ in projecten. Oftewel, bij elk project werden dezelfde fouten gemaakt. Welke methode konden wij bedenken om dit ‘herhalend gedoe’ tegen te gaan? 24 uur later ontvingen wij 3 andere experts van klanten en relaties als ‘dragons’. Wij gaven een pitch over de ontwikkelde dienst, waarna de ‘dragons’ ons feedback gaven over de praktische toepasbaarheid, of zij de tool zelf zouden gebruiken en of zij zelf zouden willen investeren in de ontwikkeling. Een onwijs spannend moment mét een afbreukrisico. En tegelijkertijd een bijzonder goede motivator in de sessie.

De positieve reactie van de dragons en de energie die loskwam in de groep zorgden ervoor dat de Project Check Up vol op de agenda staat. Samen met collega Paul Gerlach heb ik de inhoudelijke ontwikkeling opgepakt, waarbij wij minimaal 1x per week sparren met andere collega’s over keuzes die wij hebben gemaakt, onderbouwing van ideeën, enzovoorts.

Eén van de dragons heeft aangeboden binnen zijn organisatie een pilot te draaien. De resultaten en feedback uit de praktijk gebruiken wij om tot betere dienst te komen. Zij een projectevaluatie, wij waardevol inzicht voor de ontwikkeling van onze dienst. Daarnaast een goede stok achter de deur om het ontwikkeltempo vast te houden.

En om die stok nog duidelijker vorm te geven, nogmaals onze doelen, zodat je ons eraan kunt houden:

• 19 juni 2018: de concept Project Check Up tool gereed. Lees onze ervaringen en uitkomsten in deel 2.
• September 2018: start van de eerste pilot. Lees onze ervaringen en uitkomsten in deel 3.
• December 2018: de Project Check Up ziet het levenslicht. Lees onze ervaring en uitkomsten in deel 4.

Met de ontwikkeling van de Project Check Up durf ik met trots te zeggen dat wij optimaal gebruik hebben gemaakt van de winst van een concurrent. Ons eigen evaluatie en leertraject vormt de basis voor een dienstverlening die andere organisaties faciliteert hetzelfde te doen.