Monitoring van de verduurzamingsoperatie bij de politie

In een routekaart voor verduurzaming wordt vastgelegd hoe een overheidsorganisatie de doelstellingen uit het Klimaat- en Energieakkoord denkt te gaan halen. Ook wordt vastgelegd welke uitgangspunten en randvoorwaarden daarbij worden gehanteerd. De routekaart beschrijft de strategie voor verduurzaming van zowel bestaand als nieuw vastgoed en vormt daarmee het kader voor het maken van expliciete keuzes. Maar hoe voorkom je dat de verduurzamingsopgave een ongrijpbaar en onbeheersbaar vraagstuk wordt? Inzicht, grip en adequate (bij)sturing vormen de sleutelwoorden.

De Nationale Politie (verder: de politie) is al geruime tijd bezig met de verduurzaming van haar vastgoed. In de zogenoemde Routekaart Huisvesting heeft zij met hulp van Brink haar duurzaamheidsambities vertaald in concrete doelen en een strategie. Direct na afronding van de routekaart kwam echter de vervolgvraag: hoe kan de politieorganisatie sturen op een effectieve en (kosten)efficiënte implementatie en realisatie van de beoogde verduurzamingsoperatie? Een grote overheidsorganisatie als de politie heeft immers een omvangrijke vastgoedportefeuille. De impact van ingrepen hierin is niet zomaar in één oogopslag te overzien. Er bestond behoefte aan een instrument dat de politieorganisatie zicht en grip geeft op de uitvoering van de ambitieuze verduurzamingsopgave. Een tool, die de voortgang van verduurzamingsprojecten bewaakt en transparant laat zien wat het effect is van ingrepen in het vastgoed, in relatie tot de in de routekaart gestelde doelen. Data en vastgoed, dat is een kolfje naar de hand van Brink.

Bij gebrek aan geschikte bestaande tools op de markt, zijn Brink en de politie samen aan de slag gegaan om een nieuw monitoringsinstrument te ontwikkelen. Het doel was een gebruiksvriendelijke tool, die aan de hand van een overzichtelijk dashboard een helder inzicht geeft in de voortgang van de verduurzamingsoperatie. Met de routekaart van de politie als kader.

“Toen we de routekaart hadden afgerond, liepen we er tegenaan dat we geen grip hadden op de voortgang richting de doelen uit de routekaart”, zegt Ingelou Sybrandij, coördinator duurzaamheid bij de politie.

“We realiseerden ons dat het nodig was om nu gelijk inzicht te blijven houden in de opgestelde doelen en zowel intern als extern te kunnen rapporteren over de voortgang. We vroegen Brink ons te helpen bij het ontwerpen van zo’n product”.

Ingelou Sybrandij, coördinator duurzaamheid bij de politie

Figuur 1 toont een (geanonimiseerde) weergave van het dashboard van de monitoringstool. Met een grote hoeveelheid data als basis geeft de tool periodiek inzicht in de voortgang op het gebied van verschillende aspecten (zoals planning, financiën, CO₂-reductie, et cetera). De voortgang wordt gemeten in relatie tot de gestelde hoofddoelen in de Routekaart Huisvesting, zodat de politie, waar nodig, tijdig kan bijsturen. Met behulp van het instrument kunnen eenvoudig diverse doorsneden en analyses worden gemaakt. Zo kan de impact van uitgevoerde én voorgenomen ingrepen in het vastgoed op onder meer de CO₂-reductie inzichtelijk worden gemaakt per landsdeel, eenheid of per specifiek vastgoedobject. Op deze manier is het mogelijk conclusies te trekken en/of beslissingen te nemen op het juiste aggregatieniveau. Ook kan de tool worden ingezet om periodiek op generieke en professionele wijze te rapporteren over de voortgang van de verduurzamingsoperatie, zowel intern bij de politie alsook extern.

“De monitoringstool die we samen met Brink hebben ontwikkeld, stelt ons in staat om periodiek exact gerapporteerd te krijgen wat voor ons als organisatie van belang is”, aldus Ingelou Sybrandij. “Het geeft ons inzicht in, en grip op, de voortgang van onze verduurzamingsopgave. We kunnen daarnaast per gebouw, eenheid of landsdeel inzoomen op specifieke uitdagingen. De tool geeft ons duidelijkheid richting het halen van onze klimaatdoelstellingen”.

Ingelou Sybrandij, coördinator duurzaamheid bij de politie

Figuur 1 Dashboard monitoringsinstrument politie (geanonimiseerde weergave)

Randvoorwaardelijk voor het creëren van een tool van betekenis, zoals die voor de politie, is adequaat datamanagement. De beschikbare vastgoeddata moet op orde zijn, anders geldt immers: garbage in = garbage out. Gelukkig is de politie zich hier terdege van bewust en investeert zij inmiddels al jaren in het hebben én houden van een betrouwbare vastgoeddatabase. Deze vormt de basis voor het monitoringsinstrument. Voor andere organisaties die hun vastgoeddata niet geheel op orde hebben, zouden op onderdelen eerst aannamen moeten worden gedaan of dataverrijkingen moeten worden doorgevoerd. Waarbij in het achterhoofd moet worden gehouden: een investering hierin is hoe dan ook nuttig, niet alleen in het kader van de verduurzamingsoperatie. ‘Data op orde’ is altijd prioriteit nummer één.

Na het succesverhaal bij de politie rijst uiteraard de vraag of het ontwikkelde instrument ook inzetbaar is voor andere overheden en wellicht ook private organisaties met veel vastgoed. Het antwoord hierop is: het product niet één op één, maar de werkwijze wél. Elke organisatie is immers uniek en heeft haar duurzaamheidsambities en -doelstellingen op eigen wijze gedefinieerd en geïmplementeerd. Een standaard monitoringstool zou hieraan geen recht doen. Het implementeren van een passend instrument is dan ook een kwestie van maatwerk. Desalniettemin kan wél worden geleerd van de processtappen die bij de ontwikkeling van de tool voor de politie zijn doorlopen (zie figuur 2). Deze werkwijze kan ook bij andere organisaties leiden tot een succesvol resultaat.

De geschetste werkwijze heeft voor de politie geresulteerd in een krachtige analyse- en monitoringstool, die haar helpt haar ambities en doelstellingen op het gebied van verduurzaming van haar vastgoed ook écht te realiseren. De ontwikkeling van deze tool begon met het besef en de realiteitszin bij de politie dat zij er met een Routekaart alleen nog niet was. Het uitstippelen van een mooie route is een goed begin, maar hoe weet je zeker dat de ingeslagen weg je snel genoeg naar de juiste bestemming brengt? Het creëren van inzicht, grip en adequate (bij)sturing door het implementeren van een monitoringstool biedt uitkomst onderweg, zo realiseerde de politie zich terecht én op tijd. Hopelijk leidt dit succesverhaal ertoe dat meerdere overheids- en wellicht ook private organisaties inzien dat een dergelijke vervolgstap op het opstellen van een routekaart essentieel is. Alleen dán worden de vele mooie routekaarten ook háálbare kaarten en leiden er samen toe dat de doelstellingen van het Klimaat- en Energieakkoord worden behaald. Benieuwd hoe het met de ambities van de politie gaat? Nou, die liggen op koers en dat weten ze zeker, met dank aan de tool.