Een externe en frisse blik
Werken met Gate Reviews is bedacht door Rijkswaterstaat. Zij gebruikt voor de Gate Reviews ervaren adviseurs en managers uit de eigen organisatie. De reviewers zijn zelf niet bij het project betrokken, zodat zij de beheersing ervan met een externe en frisse blik kunnen beoordelen. De Gate Review geeft daarmee ook zicht op blinde vlekken die je als team zelf niet meer ziet.
Gate Reviews zijn op grote projecten van Rijkswaterstaat verplicht. Op veel andere infraprojecten in Nederland geldt die verplichting niet.
Toch merken wij bij Brink dat steeds meer organisaties zoals gemeenten en provincies er wel behoefte aan hebben. Zij zoeken dat extra paar ogen dat meekijkt. Willen een gedegen toetsing van de huidige stand van het project en daarmee ook een gedegen besluit om wel of niet door te gaan naar de volgende fase.
Harde en zachte kant even belangrijk
Bij provincies en gemeenten mist vaak echter de capaciteit om een eigen team van ‘externe’ reviewers samen te stellen. Daarom ontwikkelden wij bij Brink een methode voor Gate Reviews, om provincies en gemeenten hierbij te ondersteunen. Wat we leerden: de harde kant van de toetsing is net zo belangrijk als de zachte kant. Het gaat niet alleen om het afvinken van items op een checklist, maar ook om de samenwerking en communicatie.
Open en eerlijke gesprekken
Een Gate Review start met bureauonderzoek, dat we doen op basis van uitgebreide projectinformatie. Vervolgens gaan we met de kennis die we met dat bureauonderzoek opdeden de leden van het projectteam interviewen. En hier komen de harde kant en de zachte kant meteen samen. Want hoe zorg je dat je in deze fase fijne, open en eerlijke gesprekken aangaat? Zonder weerstand en met vertrouwen? Om dat in goede banen te leiden, stellen we voor ieder project een veelzijdig team samen. Mensen met ervaring en kennis op infra, kostenadviseurs, experts op het gebied van beleid en organisatie, maar vooral ook mensen die goede gesprekken kunnen voeren en leiden.
Want in een Gate Review kun je veel vinkjes zetten. Is er een planning? Check. Is er een risicodossier? Check. Zijn deze actueel en bevat het de juiste stuurinformatie? Check. Maar een vraag of de communicatie en onderlinge samenwerking als team ook goed verloopt is lastiger te toetsen. Terwijl dat ook waardevolle informatie is om te bepalen of het projectteam gesteld staat voor een volgende fase.
Alles op tafel
Hoe je gesprekken insteekt, bepaalt de uitkomst. Niet met een harde, zakelijke checklist, maar nieuwsgierig en oprecht geïnteresseerd. En het mooie is: als dat goed gaat, levert het nog veel meer op dan inzichten voor de Gate Review. Alles komt op tafel, en daar leren de projectteamleden zelf ook weer van, is onze ervaring.
Meer dan een rapport
Een Gate Review bevat altijd constateringen en een advies, namelijk of het project wel of niet gesteld staat voor de volgende fase en waarom. Het project kan bijvoorbeeld niet door omdat de gekozen technische oplossing financieel niet past of de uitwerking van de ontwerpen niet voldoende is voor de volgende fase. Wij ondersteunen het projectteam met het maken van een verbeterplan waarmee ze direct aan de slag kunnen om vitaal aan de nieuwe projectfase te starten.
Voorbeeldproject Rondweg-Oost Veenendaal
Een recent voorbeeld van een Gate Review met een verbeterplan is het project ter verbreding van de Rondweg-Oost (N233) in Veenendaal. Provincie Utrecht vroeg ons als externe partij een Gate Review uit te voeren. Naast het beoordelen van de ‘harde’ kanten van het project, hebben we ook hier veel informatie uit de 1-op-1 gesprekken met de projectteamleden gehaald.
Tijdens de interviews met het projectteam, gaf een meerderheid aan dat ze het fijne gesprekken vonden, waar ze zelf ook veel van hadden geleerd.
Bij dit project was de conclusie dat het project in de vorm zoals die er lag niet door kon naar de volgende fase. Om het project niet stil te laten vallen, hebben we het projectteam geholpen met het schrijven van een verbeterplan. De adviezen uit het verbeterplan werden meteen opgepakt en uitgevoerd. Zo adviseerden we het project mede vanwege stikstofproblematiek op te knippen in fases. We adviseerden verder om te investeren in de relatie met de gemeente en de gemeente meer aan te haken bij het project. Het team werd daarnaast uitgebreid en we hielpen bij het maken van een duidelijkere rolverdeling.
Daarnaast bleven we aangehaakt als coach voor de teamontwikkeling en later als bouwteamcoach. We organiseerden inhoudelijke kennissessies over bouwteams en geïntegreerde contracten en faciliteerden bijeenkomsten als Project Start Ups en Project Follow Ups: samen terugkijken en vooruitkijken, leren hoe het team is opgebouwd en wat elkaars drijfveren zijn, reflecteren hoe het gaat, goede afspraken maken, maar ook ruimte maken voor gezelligheid. Zodat het team fris de volgende stappen kan zetten.
Vertrouwen is cruciaal
Wat de samenwerking met dit projectteam zo mooi en succesvol maakt: ze durfden zich kwetsbaar op te stellen. Dat is ongelofelijk belangrijk voor een goede Gate Review en het proces erna. Deze ‘zachte’ kant is net zo belangrijk als het dossier op orde te hebben. Vanuit kwetsbaarheid creëer je onderling vertrouwen en vertrouwen is weer cruciaal voor een succesvol project op de lange termijn. In de veldvlog hieronder vertelt onze opdrachtgever hoe hij dit proces heeft ervaren.
Besparing van tijd en geld
Dankzij ons Gate Reviewproces kon de opdrachtgever voorkomen dat een project werd doorgezet dat daar niet klaar voor was. En dat heeft veel tijd en geld bespaard.
Voor ons staat als paal boven water, dat je in een Gate Review niet alleen naar de harde procesmatige kant moet kijken, maar ook naar de zachte kant. Als je net zoveel aandacht geeft aan de communicatie, de onderlinge belangen en verhoudingen, vertrouwen in elkaar en het project en de samenwerking, dan werpt dat écht zijn vruchten af in het verloop van het project.
Gate Reviews ook waardevol bij bouw- en vastgoedprojecten
Gate Reviews zijn inmiddels een bekende systematiek bij infraprojecten, maar wij passen ze ook steeds vaker toe bij bouw- en gebiedsontwikkelingsprojecten. Projectbeheersing binnen bouw en gebiedsontwikkeling is vrij nieuw, Gate Reviews – of andere vormen van reviews – kunnen hier grote toegevoegde waarde bieden. Zo zijn we nu aan de slag met een review voor een gemeente. Wij helpen de gemeente met het doorlichten van haar complete gebiedsontwikkeling-portfolio. Hebben ze het goed beheerst, zijn ze met de goede dingen bezig, hebben ze de risico’s goed in beeld, wat zijn de aandachtspunten? Moeten er projecten worden versneld, of juist getemporiseerd? Heel leuk om samen te doen. En ook hier kijken we natuurlijk weer vanuit zowel die harde procesmatige kant, als de zachte communicatieve kant naar wat er goed gaat en eventueel beter kan.
Afbeelding: Unsplash / Gabriel Castles