Een ontwerpteam selecteren? “Dit was heftig, uniek en supergaaf”

Stefan Langerak, procurement manager van het Capital Programme van Schiphol, stelde het vertrouwen in Brink. Onder zijn bevlogen aansturing en toewijding werkten Chris, Thijs en Pauline mee aan de Europese aanbesteding van het integrale ontwerpteam voor de nieuwe terminal op Schiphol. En dat was een unieke ervaring.

Royal Schiphol Group stoomt zichzelf klaar voor de toekomst met onder andere de realisatie van een nieuwe pier en terminal. Met de pier – die eind 2019 in gebruik genomen wordt – krijgt Schiphol er acht gates bij. De nieuwe terminal kost meer tijd: de opening staat gepland in 2023. Om de nieuwe pier en terminal te bouwen moet ook de infrastructuur in dat gebied worden aangepakt. Zo moeten onder meer kabels en leidingen worden verplaatst, wegen en viaducten worden heringericht en parkeergarages worden gesloopt en aangelegd. Dat gehele pakket van bouwprojecten is ondergebracht in een programma: het ‘Capital Programme’.

In 2015 werd de basis gelegd van de aanbesteding voor het vinden en selecteren van een ontwerpteam voor de terminal. Niet bepaald een standaard opdracht. Binnen de kaders van de inkoopstrategie van het Capital Programme dachten Chris en Thijs mee over hoe dit het beste in de markt gezet kon worden. Welke partijen zijn nodig, met welke expertise en wie draagt welke verantwoordelijkheid?

Thijs: “Er moest een ontwerpteam worden gecontracteerd dat deze opdracht qua omvang en complexiteit aankan. En dan heb je meer nodig dan een architect, constructeur en installatie adviseur. Denk bijvoorbeeld aan een terminal-planner, een expert op het gebied van logistiek en passagiersstromen, een beveiligingsexpert, een ontwerper voor het bagageafhandelingssysteem en ga zo maar door.”

De complexiteit en omvang van de opdracht en de benodigde internationale expertise vergden weloverwogen en gebalanceerde geschiktheids- en referentie-eisen in de selectiefase.
Thijs: “Er werden bijvoorbeeld hoge eisen gesteld aan ervaring met het ontwerpen van een luchthaven. Maar de eisen die op de markt gezet gingen worden, moesten ook weer niet té zwaar zijn. Je wilt immers meerdere, kwalitatief goede aanmeldingen ontvangen bij zo’n Europese aanbesteding. En je wilt aantrekkelijk zijn voor internationale ontwerpbureaus én Nederlandse ontwerpbureaus. Dat maakte het samenstellen van de selectieleidraad tot een grote puzzel. We hebben met het hele team heel wat met elkaar gestoeid en gediscussieerd om de juiste selectie-eisen op papier te krijgen.”

Vervolgens is het dan afwachten hoe de markt zich vormt en welke samenwerkingsverbanden ontstaan. Thijs: “Dat het werken voor Schiphol in trek is, bleek uit de internationale en nationale aanmeldingen. De top van de Nederlandse en internationale architecten-, ontwerp- en ingenieursbureaus meldde zich aan voor deze aanbesteding.”

Als onderdeel van de inkoopstrategie had Schiphol besloten de contracten met de ontwerpers en bouwers van het Capital Programme onder FIDIC (International Federation of Consulting Engineers) in de markt te zetten. FIDIC is een internationaal bekende contractvorm en daarmee voor de projecten van het Capital Programme geschikt.

Chris: “FIDIC was voor ons een nieuwe contractvorm. Gelukkig had de juridische afdeling van Schiphol een basis ‘FIDIC white book’ opgesteld, waarna wij dit contract projectspecifiek maakten.  De Nederlandse principes van bekende contractvormen als de UAV, UAV-GC en DNR moesten we daarbij van ons afzetten en internationaal gaan denken.”

Bij het opstellen van de request for proposal was één ding duidelijk, de kwaliteit staat voorop. Dat vertaalde zich in het vaststellen van een marktconform honorarium, dat voor iedere inschrijver hetzelfde zou zijn. De beoordeling van de inschrijvingen geschiedde daarmee puur en alleen op kwaliteit. Dit was belangrijk voor Schiphol. De ontwerpteams werden gevraagd naar hun ontwerpvisie op de nieuwe terminal, de uitwerking van deze visie in een ontwerpoplossing en hun plan van aanpak.

Chris: “Door het honorarium buiten beschouwing te laten, haal je de angel uit de beoordeling en blijft een zuivere beoordeling op kwaliteit over.” Waaraan hij toevoegt: “De ontwerpvisie en ontwerpoplossing voor een complex project als dit is behoorlijk omvangrijk. Het gaat daarbij niet alleen om architectuur en stedenbouwkundige inpassing van de nieuwe terminal. Het gaat ook om de vertaling van het DNA van Schiphol, stromingen en behoeften van reizigers, reizigersbeleving, duurzaamheid en toekomstbestendigheid. Je moet dus opletten dat je de partijen niet overvraagt.”

De publicatie van de request for proposal en daarmee de start van de gunningfase was een spannend moment. Hoe gaan de geselecteerde partijen reageren op de vraag en het contract? De doorlooptijd van de gunningfase was krap (11 weken) en binnen die tijd moest een enorme hoeveelheid (ontwerp)stukken worden geproduceerd, waaronder een maquette. Uiteindelijk bleek die puzzel heel goed in elkaar te zitten.

Thijs: “We beleefden een echt halleluja-moment toen we in de gunningfase vijf mooie en passende aanbiedingen binnenkregen. De geleverde inzet en kwaliteit van de ingediende ontwerpen was verbluffend. Wat een ongelofelijke inspanning en kwaliteit hebben deze ontwerpteams geleverd.”

De deadline voor het indienen van de ontwerpen was voor Schiphol eigenlijk pas het begin van een spannende periode. Op dat moment komt de terminal tot leven door de visualisaties en renders van de ontwerpen. Een internationaal samengestelde jury met expertise op het gebied van onder andere luchtvaart, architectuur, project management en procurement had de zware taak om op basis van de beoordelingscriteria tot een selectie van het winnende ontwerp te komen.

Chris: “Eigenlijk liep het hele proces vanaf het indienen van de ontwerpen tot de presentaties en de gunning soepel. De inkooporganisatie van dit project zat goed in elkaar. Dat is ook onderschreven door de inschrijvende partijen. Zij waren erg te spreken over het gehele inkoopproces en het platform dat zij kregen om hun ontwerpen voor de nieuwe terminal te presenteren in het Hilton hotel op Schiphol.”

Het ontwerp van KLAIR, een samenwerking tussen KAAN architecten, ABT, Estudio Lamela en Ineco, won en voor Thijs, Chris en Pauline zit dit project er nu nagenoeg op.
Dat het afgelopen jaar bijzonder was, realiseren ze zich alle drie. “Dit gebouw staat er over 100 jaar waarschijnlijk nog. Iedereen die straks op reis gaat en vliegt vanaf Schiphol beleeft datgene waar wij nu mee bezig zijn geweest. Het is supergaaf om dat te beseffen.”

Voor het winnende ontwerp van KAAN Architecten verwijzen wij graag naar: https://news.schiphol.com/amsterdam-airport-schiphol-presents-new-terminal/.

Voor de overige vier ingediende ontwerpen van MVRDV, O.M.A., UNStudio en S.O.M. verwijzen wij graag naar: https://news.schiphol.com/other-design-entries/

Voor meer informatie over de bouwprojecten op Schiphol verwijzen wij graag naar: https://www.schipholtomorrow.com