Teamcoaching in digitale tijden

Het team van Rijkswaterstaat waar ik als facilitator al enkele maanden bij betrokken ben, was net begonnen met visie- en missievorming, toen het coronavirus met de noodzakelijke lock-down roet in het eten gooide. We zouden een fysieke teamsessie houden op een inspirerende locatie in Delft. Eén week voor de sessie werd de intelligente lock-down aangekondigd en ontstond de vraag of de sessie wel door kon gaan. Wat zou er gebeuren als de sessie ‘gewoon’ online zou plaatsvinden? Het doel van de sessie was brainstormen over het teamkompas (Clusterplan) voor 2020/2021, iets wat men ‘normaal gesproken’ associeert met flipovervellen of brown-paper gevuld met snel beschreven post-its met ideeën. Door direct digitale mogelijkheden te verkennen, ontdekten we dat brainstormen ook online kan, bijvoorbeeld door de programma’s Mural en Mentimeter te gebruiken. Deze online brainstorming tool laat gebruikers in real-time post-its plakken en categoriseren in verschillende vlakken. Dat klinkt als een ideale oplossing, maar het bleef natuurlijk een experiment. En experimenten als deze vragen een bereidheid van het team om iets te gaan uitproberen waarvan je niet weet of het gaat lukken. Gelukkig was die bereidheid er en zo transformeerden wij met succes de fysieke sessie tot een digitale sessie.

De teamleden zijn enthousiast over de sessie en het resultaat en kijken uit naar het vervolg. Maud Heijndermans, manager projectbeheersing bij Rijkswaterstaat WNZ, uit lovende woorden over dit digitale alternatief. “Het gesprek ging verbazingwekkend goed. Hoewel het in het begin een beetje wennen was aan het systeem (Mural, red.), kregen we al snel de smaak te pakken met het plakken van digitale post-its, om zo onze missie, kernwaarden en strategie te bepalen.” Digitaal werken kan best vermoeiend zijn, maar dat iedereen vanuit zijn thuisomgeving meedoet, heeft volgens Heijndermans een positief effect op de sfeer. “Het breekt de sessie ook een beetje als je af en toe bij iemand de vogeltjes in de tuin hoort of iemand koffie komt brengen.” Expliciet aandacht geven aan elkaars werkplek (laat bijvoorbeeld de deelnemers een foto maken van hun werkplek en plaats deze in de digitale werkomgeving) geeft de sessie de persoonlijke dimensie die via een scherm vaak ontbreekt. Of laat een illustrator als Wilfried Jansen of Lorkeers digitaal mee tekenen.

Om online sessies als deze te laten slagen, is een aantal aspecten van belang. Enthousiasme of leergierigheid voor de digitale weg is nodig vanuit het hele team, want alleen dan is het team gemotiveerd om nieuwe tools te gebruiken. Ook is het belangrijk rekening te houden met de beperkingen van online werken. Digitale sessies kosten meer energie. Breek daarom een lange sessie op in kleinere sessies die je verspreidt over meerdere dagen. Zo kan iedereen energiek mee blijven doen, tussen de sessies door opdrachten invullen en bereik je efficiënt het beoogde resultaat.

Binnenkort volgen er meer stukken over dit actuele onderwerp. Of neem contact op met Ridwaan Tmalla en Finn Vossen van Brink of Joost Larooij en Janna de Feijter van Neuf & Associates.