Aan tafel met...
Meriam van Dijck heeft als projectmanager het bouwproces van veel laboratoria begeleid. Haar kracht? Ze analyseert werkprocessen, luistert naar eindgebruikers en vertaalt hun wensen naar een helder en functioneel programma van eisen; van technische tot optische labs – efficiënt en toekomstbestendig.
Tom Wiardi, expertise leider Brink Laboratoria & Cleanrooms, loopt al meer dan twintig jaar mee als projectmanager. Wat hij het liefste doet: dóórvragen totdat echt duidelijk is waar een laboratorium of cleanroom aan moet voldoen, nu en in de toekomst, zodat eindgebruikers er hun passie kunnen uitoefenen.
Annelieke Jaspers heeft twintig jaar labervaring, zowel bij verschillende academische centra als bij TNO. Als medewerker en labmanager was ze betrokken bij nieuwbouwprojecten en weet dus uit eigen ervaring wat ervoor nodig is om eindgebruikers echt mee te krijgen.
Een gebouw is statisch, een gebruikersproces dynamisch
Misschien wel de grootste valkuil bij de bouw en renovatie van laboratoria en cleanrooms is dat eindgebruikers soms niet goed genoeg worden begrepen. Tom: “Als je vraagt welke wensen en eisen eindgebruikers hebben, dan zullen ze in eerste instantie op papier zetten wat ze nu al hebben, in hun huidige labomgeving. We proberen er samen met hen achter te komen wat ze in de toekomst denken nodig te hebben.”
Een vraag die daarom steevast aan bod komt: wat verwacht je over vijf jaar nodig te hebben? “Een gebouw is statisch, terwijl een gebruikersproces dynamisch is, dat verandert steeds”, aldus Meriam. “Bij sommige van onze klanten in de high tech-sector verandert het gebruik, en daarmee de inrichting van een lab, elke drie jaar. Overal zul je te maken krijgen met digitalisering. Hierdoor hebben labmedewerkers over vijf jaar
misschien meer apparaten nodig, brengen ze minder tijd door in het lab en meer achter hun laptop. Daarom willen we ook graag altijd gesprekken voeren specifiek over digitalisering en automatisering, zodat we weten wat er op een team afkomt en hoe we daar in het programma van eisen rekening mee moeten houden.”
Bij universiteitslaboratoria speelt er nog iets anders: het komt regelmatig voor dat teams die gebruik maken van een lab groeien of juist kleiner worden. Annelieke: “Dat wordt ook wel harmonicawerking genoemd: van uitdijen naar krimpen en weer terug. De grootte van een onderzoeksgroep is sterk afhankelijk van de toekenning van onderzoeksbeurzen. Maar ook door nieuwe (internationale) samenwerkingen verandert de grootte van een onderzoeksgroep nog wel eens, dit is soms nog niet bekend in de beginfase van een nieuwbouwtraject of renovatie. En dus moet je tijdens de bouwfase heel goed de vinger aan de pols houden: wie gaat er straks gebruik maken van een lab als het wordt opgeleverd?”
Het komt in de praktijk nogal eens voor dat eindgebruikers niet of nauwelijks worden betrokken in de fase tussen ontwerp en oplevering, aldus Tom: “In de realisatiefase worden keuzes gemaakt die gevolgen hebben voor eindgebruikers, dat is bijna onvermijdelijk, maar betrek ze daar ook bij. Daar komt nog bij dat gebruikers in de tussentijd misschien ook anders zijn gaan werken. Als je daar pas bij de oplevering achter komt, dan is de kans groot dat je na oplevering meteen kunt gaan verbouwen. Het is daarom slim om tijdens de uitvoering ook te blijven monitoren of het ontwerp nog steeds past bij de nieuwe behoefte.”
De ‘lastige’ gebruiker
Eindgebruikers van laboratoria hebben vaak een hele duidelijke wensen en eisen aan hun omgeving, aldus de experts. Tom: “Ze weten heel goed wat ze willen. Er wordt zelfs weleens gezegd dat gebruikers ‘lastig’ zijn, maar in onze ervaring is dat juist helemaal niet zo. Het is eerder zo dat hun behoeften niet altijd direct helder zijn. We gaan er te gemakkelijk van uit dat mensen zo kunnen oplepelen wat ze nodig hebben in een nieuw te ontwerpen laboratorium, maar dat vereist echt dat je samen de materie in duikt. Het is een kwestie van echt samenwerken en doorvragen: hoe zien jullie processen eruit? We lopen vaak een tijdje met teams mee, gewoon om te kijken hoe ze werken, welke bewegingen ze maken, welke materialen ze gebruiken.”
In het proces zijn projectmanagers van Brink een soort ambassadeurs van de eindgebruikers, aldus Meriam: “Meer dan in welk ander vastgoedproject ook, ervaar je in technische laboratoria en cleanrooms dat huisvesting geen op zichzelf staand doel is. Onderzoekers werken hier met een duidelijke missie; zij willen vooruitgang boeken in hun vakgebied, en de juiste werk- en labomgeving is daarbij cruciaal. Dat is het mooie aan onze rol, dat we hen daarbij kunnen ondersteunen. We bewaken hun belangen in het proces.”
Dat gaat ook over het overbruggen van taalbarrières, aldus Annelieke: “Ik weet nog heel goed hoe het voelde toen ik zelf als medewerker betrokken was bij een bouwproject. Er komen zoveel termen en afkortingen op je af die je vaak niet snapt. Wat wij vaak doen is letterlijk vertalen: bouwvraagstukken op een begrijpelijke manier neerleggen bij eindgebruikers en gebruikersvraagstukken op zo’n manier verwoorden dat ze begrijpelijk zijn voor de bouw.”
Inspiratie opdoen
Flexibiliteit is bijna altijd de nummer één wens van labgebruikers. Meriam: “Logisch, want flexibiliteit voelt als maximale vrijheid – de mogelijkheid om alles te doen wat je wilt. Maar wat betekent dat in de praktijk? Flexibiliteit brengt vaak keuzes en kosten met zich mee. Bijvoorbeeld: overal stopcontacten of in elke ruimte een zuurkast lijkt handig, maar leidt tot onbenutte aansluitingen, een flinke impact op technische haalbaarheid en hogere kosten. In onze gesprekken met eindgebruikers kaarten we dat soort onderwerpen vaak aan. Besef je dat op één plek maar één apparaat kan staan? En dat meer stopcontacten meer vermogen vragen, wat de installatie duurder maakt? Want elke euro kun je maar één keer uitgeven.”
Aan de andere kant: eindgebruikers kunnen tijdens een bouw- of renovatieproject veel druk ervaren om zo veel mogelijk te standaardiseren, weet Annelieke. “Dat is ergens begrijpelijk, zeker als meerdere teams gebruik maken van dezelfde labomgeving. Maar er kleeft ook een risico aan standaardisatie: als je erin doorslaat, dan loop je het risico dat je uiteindelijk een laboratorium hebt wat eigenlijk bij geen enkel proces echt goed aansluit. Er zit altijd een spanningsveld tussen de behoefte aan flexibiliteit van eindgebruikers en de behoefte aan standaardisatie vanuit kostenaspect. Het is onze rol om te zoeken naar de ideale middenweg.”
Meriam: “Samen met de gebruiker zoeken we naar de beste balans tussen flexibiliteit, functionaliteit en kosten, zodat het lab optimaal werkt – nu en in de toekomst.” Dat zijn niet altijd eenvoudige gesprekken, en daarom is vertrouwen cruciaal, benadrukt Tom: “We beginnen onze gesprekken vaak met leren begrijpen hoe mensen met elkaar samenwerken. Als mensen zien dat je hun werk snapt, dan ontstaat er een bepaalde chemie. Pas dan kun je echt het gesprek voeren.”
Voor veiligheid is begrip van de materie onontbeerlijk
Een belangrijk aspect van elk laboratorium is veiligheid. En ook daar is begrip van de materie onontbeerlijk, vindt Meriam. “Alleen als je het proces kunt doorgronden, kun je de veiligheid borgen in het plan van eisen. Je moet simpelweg snappen hoe een dag in het lab eruitziet, hoe mensen werken, welke risico’s er zijn en welke maatregelen ze nemen.”
Annelieke: “Een lab is altijd een onderdeel is van een groter gebouw en dat brengt extra complexiteit met zich mee als het gaat om veiligheid. Je moet daarom heel goed kijken naar de indeling, bijvoorbeeld om te voorkomen dat looproutes met gevaarlijke stoffen te lang zijn of dat die dwars door een kantoor heen lopen.”
“Je maakt weleens mee dat een gebruiker met chemicaliën drie gangen moet doorlopen”, vult Tom aan. “Als je vervolgens vraagt waarom dat zo is ingericht, dan kom
je erachter dat er nooit heel goed over is nagedacht. Gesprekken die wij voeren, helpen om dit soort dingen boven water te krijgen.”
Duurzaamheid staat hoger op de agenda
Duurzaamheid is een onderwerp dat de afgelopen jaren met name voor vastgoedbeheerders belangrijker is geworden. Meriam: “De grootste winst zit vaak in het gebouw en de installaties. Dat staat bij gebouweigenaren hoger op de agenda dan pakweg tien jaar geleden.”
“Met name op het gebied van energieverbruik is vaak nog wel winst te behalen”, vult Tom aan. “Ook zien we wel steeds meer duurzame materialen op de markt komen om labomgevingen in te richten. Daar hangt wel vaak een bepaald kostenplaatje aan. Afvalstromen zijn ook nog een belangrijk onderwerp, met name in ziekenhuisomgevingen waar vaak scherper wordt gelet op het gebruik van wegwerpmaterialen. Om daar stappen in te maken, werken we vaak samen met inkoopafdelingen, die hier een belangrijke rol in spelen.”
‘Als je doet wat je deed, dan krijg je wat je had’
Voor de experts maakt juist die dynamiek het werk interessant. Tom: “Je werkt zonder uitzondering altijd met erg enthousiaste, gedreven mensen, die op hun vakgebied bezig zijn met het vormgeven van de toekomst; of het nu gaat om de ontwikkeling van computerchips of een vaccin. Zij hebben de gedrevenheid om de toekomst vorm te geven. Vanuit onze kennis en ervaring helpen wij hen, door een brug te bouwen tussen hun behoeften en wat een aannemer kan bouwen.”
“Een lab is ook altijd een complexere puzzel dan bijvoorbeeld een kantoor”, vult Meriam aan. “Je bent continu aan het passen en meten: hoe maken we dit het meest optimaal? Hoe maken we het zo toekomstbestendig mogelijk? Dat is écht een uitdaging en dat maakt ons vakgebied zo interessant.”
“We kunnen in onze rol eigenlijk heel veel betekenen voor eindgebruikers”, concludeert Annelieke. “Het ontwerpen en betrekken van een nieuwe werkomgeving kan voor eindgebruikers best spannend zijn. En het vraagt veel tijd energie. Het geeft me veel voldoening als ik rust kan brengen in dat proces en de gebruiker mee kan nemen in het ontwerpen van de meest passende omgeving, zodat ze uiteindelijk gebruik kunnen maken van een nieuwe omgeving waar ze echt blij van worden.”