Architectenselecties: welke bijdrage kunt u, als opdrachtgever, leveren aan het herstellen van de balans?

De vergoeding die opdrachtgevers betalen, is vaak laag of ontbreekt geheel. Met de richtlijn‘gezonde architectenselecties’  en de handreiking ‘tenderkostenvergoeding’ , onderdeel van het actieprogramma ‘Beter Aanbesteden’,  trachten BNA en het Ministerie van Economische Zaken de markt in een andere richting te duwen.

Voor de overheid is het uitgangspunt voor een evenwichtige uitvraag vastgelegd in artikel 1.10 van de Aanbestedingswet 2012. Dit artikel stelt dat eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld in een redelijke verhouding staan tot de opdracht. Ook de Gids proportionaliteit – in de Aanbestedingswet aangewezen als verplicht te volgen richtsnoer – biedt richtlijnen voor een redelijke uitvraag. In voorschrift 3.8 zijn specifieke bepalingen over het toekennen van een aanbestedingsvergoeding opgenomen. De Gids gaat niet in op de hoogte van de vergoeding. De Aanbestedingswet beoogt er op deze manier aan bij te dragen dat deelnemen aan overheidsaanbestedingen voor marktpartijen aantrekkelijk is.

Private partijen hoeven zich niet aan het juridische kader van overheidsaanbestedingen te houden. Maar als private opdrachtgever bent u net zo goed niet gebaat bij beperkte interesse of vroegtijdig afhaken van potentiële opdrachtnemers. Door de aangetrokken economie en het enorme aanbod van bouwprojecten is de kans daarop groter dan de afgelopen jaren. Deze kans wordt verhoogd wanneer partijen een disproportionele inspanning moeten leveren om een opdracht te verkrijgen en hiervoor geen vergoeding ontvangen.

In de praktijk constateer ik dat opdrachtgevers bij het aanbesteden van een architectenopdracht vaak een schets- of voorontwerp eisen. Regelmatig zonder met de architecten in gesprek te gaan, waardoor architecten alleen met geluk of bij toeval de gevoelige snaar bij de opdrachtgever raken. Opdrachtgevers stellen daarbij concrete eisen aan de tekeningen en toelichting die architect moet aanleveren. Architecten voelen bovendien de druk om een stap extra te zetten en daarmee meer te overtuigen dan de overige inschrijvers. Dit resulteert in een opeenstapeling van aanbestedingskosten. Waarbij ook aan het verdienpotentieel wordt geknabbeld, omdat de gemiddelde architectenopdracht door de toename van integrale contractvormen een stuk kleiner van omvang is dan voorheen.

Dát deelnemen aan een aanbesteding een investering vraagt en dat het niet winnen van een aanbesteding een bedrijfsrisico is, is vanzelfsprekend. Ik pleit in dit artikel dan ook vooral voor de juiste balans tussen aanbestedingskosten, vergoeding en verdienpotentieel. Deze balans behoort bovendien ongevoelig voor conjunctuurschommelingen te zijn. De praktijk is echter anders: het evenwicht verschuift voortdurend van opdrachtgever naar opdrachtnemer en weer terug, hetzelfde geldt in tegenovergestelde richting voor de rol van de klagende partij.

Er bestaan diverse oplossingen om de balans te herstellen. Ten eerste het hanteren van een hoger abstractieniveau door het uitvragen van een ontwerpvisie. De architect geeft hierin een visie op enkele thema’s en mag – op straffe van uitsluiting – alleen bestaande beelden, principes of schema’s ter illustratie indienen. Het ontwerp komt pas tot stand na de gunning van de opdracht, aan de hand van intensieve interactie tussen opdrachtgever en architect. Desgewenst kan de opdrachtgever de Proof of Concept-methode gebruiken. Bij deze methode, die in de ICT veelvuldig wordt toegepast, laat de architect in een eerste (volledig betaalde) stap na gunning zien dat hij – kort gezegd –waarmaakt wat hij in de gunningsfase heeft beloofd. Als dit goed gaat, volgt opdrachtverstrekking voor de gehele opdracht.

Een tweede mogelijkheid is het gebruik van alternatieve manieren om een architect te selecteren. Denk hierbij aan het organiseren van een casusdag in de gunningsfase. De deelnemers laten in één dag zien welke capaciteiten zij in huis hebben. Zo heeft Rijkswaterstaat ‘Escape Rooms’  voor het aanbesteden van ingenieursdiensten. De aandacht verschuift hierbij van resultaat (ontwerp) naar denkwijze en interactie. Hoe kunt u een dergelijke casus vormgeven? De opdrachtgever kiest een onderwerp gerelateerd aan het project, zoals circulariteit, inpassing in de omgeving of huisvestingsconcept. Dit onderwerp staat centraal in de casus. De casusdag begint met een briefing door de opdrachtgever en er zijn één of meer feedbackmomenten. De dag eindigt met een presentatie door de deelnemer, zodat de opdrachtgever naast (de totstandkoming van) het ontwerp of de visie ook de werkwijze en de soft skills kan beoordelen.

Verder pleit ik voor een aanbestedingsvergoeding die is afgestemd op de uitvraag. Wanneer opdrachtgever een reële vergoeding aan de architecten wil betalen, is het relevant om kritisch te bekijken welke producten aan de architecten worden gevraagd. Afgelopen najaar heeft het Ministerie van Economische Zaken de ‘handreiking tenderkostenvergoeding’ gelanceerd die handvatten biedt aan opdrachtgevers en adviseurs. De afwegingen om te komen tot een valide tenderkostenvergoeding worden hierin helder beschreven. De handreiking biedt bovendien inzicht in percentages die opdrachtgever kan hanteren voor het bepalen van de tenderkostenvergoeding bij architectenselecties. Deze percentages zijn overigens geadviseerd door BNA, die primair de belangen van architecten behartigt, en moeten als zodanig worden geïnterpreteerd.

Een voorbeeld: voor een bouwwerk van 10 mio € bouwkosten zijn de geraamde advieskosten van de architect 5% van de bouwkosten ofwel € 500.000,- voor een ‘volledige’ architectenopdracht. De opdrachtgever vraagt in de gunningfase een voorontwerp uit. Naar schatting kost dit de architect 12% van het totaal ofwel € 60.000,–. Met een vergoeding van 30% van deze kosten komt de opdrachtgever uit op een vergoeding van € 18.000,– per deelnemende partij. Bij de uitvraag aan drie partijen komt dit neer op een totaal van € 54.000,–.

Eerdere vuistregels die in de sector werden genoemd, gaan uit van een vergoeding van 30 tot 50% van de extra inschrijfkosten. In geval van een architectenselectie behoren visies en ontwerpen tot deze extra inschrijfkosten. Een vergoeding aan de bovenkant van deze bandbreedte kan bijvoorbeeld worden overwogen bij een relatief kleine opdracht (bijvoorbeeld alleen een definitief ontwerp), waarin de verdiencapaciteit van de architect beperkt is. Wanneer de architect een grotere opdracht in het vooruitzicht heeft, kan de vergoeding meer in de buurt van de ondergrens van deze bandbreedte liggen. Een voorbeeld voor de berekening van deze vergoeding is in het tekstkader opgenomen. BNA hanteert overigens een bandbreedte van 30 tot 80% van de extra inschrijfkosten hetgeen kan resulteren in fors afwijkende bedragen ten opzichte van het voorbeeld.

Als u een architect in de aanbesteding een wezenlijk deel van de opgave laat maken, betaal de architect hiervoor dan een redelijke vergoeding. Hiermee moet u bij het aanvragen van interne budgetten rekening houden. Het is echter prima mogelijk om een architect te selecteren zonder een dergelijke opgave. Als u zich als opdrachtgever niet voldoende zeker voelt om een architect te contracteren zonder eerst een schets-/voorontwerp van hem te hebben ontvangen, dan kunt u bijvoorbeeld de Proof of Concept-methode toepassen.