Complexe vastgoedopgave hogescholen en universiteiten: hoe pak je dat aan?

Bart van Moll helpt onderwijsinstellingen die beschikken over veel vastgoed bij hun strategische vastgoedvraagstukken. De Universiteit Twente bijvoorbeeld, en de Rijksuniversiteit Groningen (hierna: RUG). Hij is expert in het binnen de financiële kaders zoeken naar een structurele balans tussen vraag en aanbod in de vastgoedportefeuille.  

Richard de Lange weet als geen ander dat een vastgoedstrategie meer omhelst dan je gebouwen. Het gaat ook om mobiliteit en bereikbaarheid én hoe je dat een plek geeft in je verduurzaming.  

Yolanda Majewski-Steijns heeft dan weer heel veel ervaring met huisvestingsvraagstukken en het betrekken van stakeholders. Hoe ‘manage’ je het ‘stakeholdersveld’ en hoe haal je de gebruikerswensen op en vertaal je dat naar een huisvestingsplan en Programma van Eisen? Zodat je weer helemaal past in het gebouw waar je in gehuisvest bent? 

Samen nemen ze ons in dit gesprek stap voor stap mee in hoe je bij een hogeschool of universiteit omgaat met de huidige complexe vastgoedopgave.  

Net als alle andere vastgoedeigenaren staan jullie als hogeschool of universiteit voor een verduurzamingsopgave en energietransitie, met 2030 als eerste echte ijkpunt. “2030 is in termen van vastgoed eigenlijk morgen al”, trapt Bart dit gesprek af. “Daar hebben hogescholen en universiteiten eigenlijk nú een plan voor nodig. Je merkt gelukkig dat er een breed besef is dat vanuit vastgoed een flinke bijdrage kan worden geleverd aan het behalen van de verduurzamingsambities. Dit thema kan dan ook terecht rekenen op veel aandacht. Verduurzaming is alleen niet de enige opgave, dus hoe zorg je dat dit plan geen losstaande verduurzamingsstrategie wordt, maar een integrale en toekomstbestendige vastgoedstrategie? Want mede door de COVID-19-pandemie is de manier waarop het vastgoed wordt gebruikt structureel veranderd. Mensen werken vaker thuis, studenten volgen vaker online college en áls men dan naar de campus komt ligt de nadruk meer op samenwerken en ontmoeten dan voorheen. Dat heeft invloed op de bezetting en benutting van de gebouwen én de buitenruimte. Je hebt een plan nodig dat hier rekening mee houdt.”  

“Bovendien zijn er onzekerheden”, vult Yolanda aan. “Recent werd in de politiek gepleit voor meer Nederlandstalig onderwijs. Stel dat dit idee voet aan de grond krijgt, wat heeft dat voor gevolgen voor de aantallen studenten? En hoe ga je daarmee om met je gebouwen? Een afname van het aantal internationale studenten heeft een flinke en directe impact voor veel hogescholen en universiteiten.”  

Zo’n complexe vastgoedopgave vraagt om een integrale benadering, weten Bart, Yolanda en Richard. Een benadering waarbij niet alleen de strategievorming en de exploitatie van het vastgoed belangrijk zijn, ook een thema als mobiliteit en bereikbaarheid speelt hierin een rol.  

Richard: “Een benadering ook, die flexibiliteit biedt om mee te bewegen met veranderende omstandigheden. Want in deze tijd een vastgoedstrategie uitstippelen die 10 tot 15 jaar mee kan, dat is lastig. Maar een strategie maken die ver vooruitkijkt en tegelijkertijd ruimte biedt voor tussentijds inspelen op veranderingen, dat kan wel. Waarbij je met elkaar, op basis van de visie die je hebt op je vastgoed en de data die je verzamelt over het gebruik van je vastgoed, snel gedegen afwegingen kan maken. Niet ‘op gevoel’, maar onderbouwd.” 

“Zo’n visie formuleren is dan wel stap 1,” vertelt Bart. “Waar wil je met elkaar naartoe en welke rol speelt jullie vastgoed daarin? Niemand heeft een glazen bol waarin hij kan zien hoe we er exact voorstaan in 2040, maar je kan met elkaar wel bepalen wat voor jullie belangrijk is en scenario’s ontwikkelen met verschillende toekomstbeelden. De vervolgstap is om te bepalen welk toekomstbeeld voor jullie het meest aannemelijk is en te bepalen hoe je daar met je vastgoed op inspeelt.” 

“Zo is de RUG, gezien de verwachte krimp van studenten en budgettaire uitdagingen, op zoek gegaan naar een nieuw narratief. In de gebiedsplannen, die met ondersteuning van Brink zijn opgesteld, is rekening gehouden met deze uitdagingen en streeft de RUG naar compacte campussen en gedeelde onderwijsgebouwen. Dit biedt voordelen zoals interdisciplinaire samenwerkingen, een mix van doelgroepen en intensiever gebruik van voorzieningen, wat bijdraagt aan een duurzame campus.” 

“Door efficiënter gebruik van ruimte vermindert de RUG de ecologische voetafdruk per student en medewerker, en ontstaat er meer financiële ruimte voor kwalitatieve voorzieningen en het primaire proces.”

Krista van Dompselaar (Adviseur Vastgoed van de Rijksuniversiteit Groningen)

Het motto van de TU Delft bijvoorbeeld is ‘Impact for a better society’. Het doel van de TU Delft is om in 2030 een CO2-neutrale, circulaire en klimaat adaptieve campus te hebben. Dat is ook een sturingselement bij alle beslissingen rondom het vastgoed.  

Richard: “Afgelopen 1 september 2023 is parkeerregulering ‘live’ gegaan. De parkeervoorzieningen zijn daarbij gecentraliseerd (en stapelen) aan de rand van de campus en voor zien een parkeermanagementsysteem dat bezoekers toegang geeft o.b.v. een TU Delft breed parkeerbeleid. Zo wordt ruimte vrijgemaakt voor andere ontwikkelingen. Dat kan een nieuw gebouw zijn voor de TU Delft, maar ook extra ruimte voor groen.”  

“Waar ook over wordt nagedacht: mobiliteit verandert, wordt die centrale parkeervoorziening een parkeergebouw of iets dat later andere functies kan herbergen of uit elkaar gehaald kan worden gehaald? Gaan we het zelf ontwikkelen of laten we dat aan de markt en gaan we het huren? En als dat gebouw er meer dan 10 jaar staat, hoe zien dan de gevel en het dak er dan uit? Gaan we ook energie opwekken, kan het energienet dat aan, bieden we plek aan de natuur met groene gevels en groene daken? Kunnen we iets doen met waterbuffering?” 

“Vertrekpunt bij het parkeerbeleid is ook weer die visie. Én inzichten die volgen uit data. Wie komt er naar ons toe, rijden zij fossiel of elektrisch, betalen zij evenveel aan parkeerkosten of gaan we elektrisch rijden en fietsen onder andere via die tarieven stimuleren?”  

“Ik vind dat we als vooraanstaande universiteit het goede voorbeeld moeten geven voor hoe organisaties volledig duurzaam kunnen worden.”

Andy van den Dobbelsteen (hoogleraar Climate Design & Sustainability en Coördinator Duurzaamheid van de TU Delft)

Een visie dus. Bart: “Op basis daarvan kun je je besluitvorming ook goed inrichten. Er komen zoveel beslissingen op je af. Wat krijgt prioriteit? Wat doe je eerst?” 

 “Het verdient aanbeveling een prioriteringssystematiek te ontwikkelen. Een soort beslisboom: wat is strategisch bezit, welke voorzieningen gaan voor (primaire functies), draagt het bij aan de CO2-reductie, wat is de financiële impact op het budget? Enzovoorts. Als je zo’n systematiek maakt en er vervolgens samen een klap op geeft, kun je jarenlang vooruit. Je trekt ieder initiatief daar doorheen en er komt een score uit. Over de uitkomst kun je het vervolgens niet echt oneens zijn, je bent het immers eens over het systeem.” 

Het is daarnaast verstandig vast te stellen welke data nodig zijn om goede beslissingen te nemen. “Zonder inzichten uit betrouwbare data kun je eigenlijk niks. Je wil onderbouwde beslissingen nemen. Wat is bijvoorbeeld de bezettingsgraad van de gebouwen? Wat mensen hierin beleven is vaak anders dan hoe de werkelijkheid is. En in een wetenschappelijke omgeving je besluiten kunnen onderbouwen met data helpt dan enorm.” 

“Het stakeholderveld is sowieso altijd een factor van belang. Het proces van strategie- en besluitvorming kent een niet altijd eenvoudig te doorgronden dynamiek. Daarnaast is sprake van een niet te onderschatten politieke component. Eindgebruikers hebben (terecht) een belangrijke stem. Zelf als vastgoedafdeling de vastgoedpuzzel leggen is in het onderwijs vaak niet de beste keuze. De kans dat je plan sneuvelt in het stakeholdersveld is groot en het is daarom van belang om de verschillende perspectieven met elkaar in verband te brengen. Daarom stelden we met de Universiteit Twente een programmateam en stuurgroep samen inclusief een zorgvuldig ingericht besluitvormingstraject. De eindgebruikers vervullen daarbinnen een belangrijke rol.” 

”Vastgoedsturing bestaat niet alleen uit het hebben van een goed plan, maar werkt alleen als het is ingebed in een goede governance, kan rekenen op draagvlak en herkenbaarheid en bovendien voldoende wendbaar is.”

Nico-Tom Pen Manager Policy & Projects / portfolio holder real estate

Yolanda weet hier als huisvestingsexpert alles van. Van hoe belangrijk het is om stakeholders te betrekken en beslissingen te kunnen onderbouwen met data.  

“Bij de Wageningen University & Research (WUR) was bij een zogenaamde kenniseenheid behoefte aan meer en anderssoortige ruimte door groei van het aantal studenten en hybride werken, maar vanuit het campusbrede Strategisch Huisvestingsplan werd over het vastgoed besloten dat deze kenniseenheid het de komende 10 jaar met de bestaande vierkante meters in het huidige gebouw moet blijven doen. De grote vraag is dan hoe je de huidige m2 beter kunt benutten.” 

“We zijn hier begonnen met een enquête onder alle medewerkers om te inventariseren hoe er wordt gewerkt: wat zijn jouw werkzaamheden, waar doe je die, met wie, hoeveel werk je thuis? Daar kwam al veel informatie uit over de verschillende typen medewerkers en hun behoefte aan soorten werkplekken. Vervolgens organiseerden we klankbordsessies om de resultaten uit de survey te valideren en de gebruikers mee te nemen in de ’keuzes en mogelijkheden. Dat leidde vervolgens tot een reshuffle van de afdelingen binnen het gebouw met meer vierkante meters voor ontmoeting en minder, maar wel kwalitatief hoogwaardigere, vierkante meters kantoor, gebaseerd op de input van de gebruikers zelf. Zij moeten er uiteindelijk goed kunnen werken. Het is een win-win geworden.” 

“Een mooi of modern huisvestingsconcept uitrollen in ons gebouw is nooit het doel geweest. Het doel is om onze huidige ruimte zo aan te passen dat deze optimaal aansluit op de activiteiten die wij op kantoor met zijn allen doen of beter nog, zouden willen doen.”

Ruben Spreeuwers, Policy advisor management board Social Science Group, Wageningen University & Research

“Overigens kijken we ook hier weer integraal naar de opgave. Als we gaan verbouwen, welke plek kunnen we verduurzaming daar dan in geven? Kan het circulair, kunnen we de CO2-uitstoot reduceren, kunnen we het gebouw verder digitaliseren om nog meer data te verzamelen voor betere beslissingen?” 

“Het klinkt misschien logisch om dat meteen mee te nemen, maar doordat bij onderwijsinstellingen vaak verschillende personen voor deze verschillende thema’s verantwoordelijk zijn, lukt die integraliteit niet altijd. Je moet eraan denken al heel vroeg in het proces je collega van duurzaamheid te betrekken. En je collega van IT.” 

Ook hier helpen we vanuit Brink bij, vertellen Bart, Yolanda en Richard: op tijd signaleren wat anders misschien over het hoofd wordt gezien. “Denk bijvoorbeeld ook aan het betrekken van stakeholders zoals gemeenten, waterschappen, netbeheerders en de buurt.”  

“We doen dit soort trajecten met universiteiten en hogescholen ook zelden alleen. We hebben bij Brink veel verschillende expertises in huis, maar werken ook samen met strategische partners. Al is het maar omdat de opgaven vaak zo groot zijn. Het echt samen doen dus. Dat kan ook niet anders als je het integraal wilt doen.” 

Eén ding is zeker: er is werk aan de winkel als het gaat om het vastgoed van hogescholen en universiteiten. Dat gebeurt nu vaak veel te versnipperd, terwijl een integrale benadering je zoveel kan brengen. Slimmere oplossingen, beter gebruik van je vastgoed, kostenbesparingen, draagvlak. Bel ons als je meer wilt weten over wat we hierin voor jullie kunnen doen, we brengen veel kennis en praktijkervaring met ons mee.

Foto: ©WUR