Project Check Up: de vijf stappen van onze projectevaluatie (2/4)

Mijn vorige blog ging over mijn ervaring met evaluatie, leren en verbeteren. De laatste stap was: ‘Blijf gemotiveerd en houd de vaart erin’. En hoewel elk ontwikkeltraject de nodige twee-stappen-naar-voren-een-stapje-terug heeft, wil ik mij altijd aan dit motto houden. De ontwikkeling heeft natuurlijk niet stilgestaan. Ik neem je graag mee de inhoud in: wat is de PCU, hoe is hij opgebouwd en hoe kan het jou helpen jouw projecten te verbeteren?

Dit blog maakt onderdeel uit van een reeks over de ontwikkeling van de Project Check Up! Blijf via mijn LinkedIn-pagina en #ProjectCheckUp op de hoogte! Meedoen als pilot? Vragen, suggesties of opmerkingen? Stuur mij dan een bericht, je vindt mijn contactgegevens onderaan deze pagina en op mijn LinkedIn-pagina.

Of het nou GROTIK, GROTICK, GOTIK of de meest uitgebreide die ik tot nu toe ben tegengekomen: GROTICK + V (van veiligheid) is, projectbeheersers zijn er dol op. En eerlijk toegegeven: ik ben er ook zo een.

Welke afkorting je ook neemt, het vormt het mooi kader om je project op te beheersen. Wij gaan in dit geval voor GROTIK. In de PCU vormt dit het uitgangspunt het volwassenheidsniveau van jouw project te bepalen. Wij zien achter de GROTIK-elementen de verschillende processen die bepalen of jouw project op een beheerste manier verloopt. Hoe beter deze processen op orde zijn, hoe volwassener je projectmanagement is.

De procesvolwassenheid baseren wij op bestaande methodes, zoals het P3M3-model en de NEN-15504. De vijf niveaus uit deze methodes gebruiken wij ook. Van niveau 1, initieel, eenmalig proces tot niveau 5, project overstijgend en geoptimaliseerd proces. Met onze GROTIK Quick Scan heb je binnen 15 minuten inzicht in de score op alle aspecten.

GROTIK legt vooral de nadruk op wat wij de ‘’harde kant’’ noemen. Beheersaspecten, meetbare kaders, uitgedrukt in €-tekens, aantal dagen en stroomschema’s. Maar als je alleen hiernaar kijkt, mis je een belangrijk aspect van een succesvol project. De menselijke, oftewel de ‘’zachte kant’’. Dit onderwerp is slechts gedeeltelijk ondervangen in de ‘O’ van Organisatie, maar dit onderwerp verdient veel meer aandacht. Want, zonder goed teamwork geen succesvol project. Daarom deel 2 van de Quick Scan: samenwerking.

Deel 2 is gebaseerd op de theorie die Patrick Lencioni uiteenzet in zijn boek ‘de 5 frustraties van teamwork’ (een must read). Het is een veelgebruikte manier om binnen een team in kaart te brengen hoe mensen met elkaar omgaan. De theorie gaat uit van een piramide van effectief en succesvol samenwerken en wordt in onder andere de gezondheidszorg en het onderwijs veel toegepast. Vertrouwen vormt de basis, daarna komt het hebben van productieve conflicten, betrokkenheid, verantwoordelijkheid en pas als laatste stadium het bereiken van collectieve resultaten. De theorie laat je inzien dat je zonder vertrouwen geen productieve conflicten kunt hebben, laat staat wat er nodig is voor collectieve resultaten. Op het moment dat je over de piramide nadenkt, heb je al gauw een ‘ja duh’-moment.

Had ik ook. In teams waarin de leden elkaar niet vertrouwen en niet open en eerlijk tegen elkaar zijn, leidt dit geregeld tot onuitgesproken ideeën of zelfs geheime agenda’s en politieke spelletjes. Al met al wordt het projectresultaat nooit zoals het geweest had kunnen zijn bij een goede samenwerking.

De vragenlijst laat zien waar je team zich in deze piramide bevindt. De vragen gaan over de aspecten van een succesvol team: vertrouwen, omgang met conflicten, commitment en besluitvaardigheid, leervermogen en projectresultaat. Zo heb je met de Quick Scan in maximaal 20 minuten inzicht in de volwassenheid van jouw projectmanagement én het niveau van de samenwerking binnen jouw projectteam.

De QuickScans uit stap 1 en 2 geven binnen 20 minuten een eerste beeld van je project. Een indicatie van het volwassenheidsniveau dat door ons wordt gebruikt om een passend en efficiënt vervolgtraject en advies. De eerste stap hierin zijn diepte-interviews. Wij stellen controlevragen zoals ‘je geeft aan dat er een proces voor risicomanagement is. Hoe ziet dit eruit?’. En vragen die helpen een breder beeld te krijgen van het projectmanagement en de samenwerking: ‘Het team scoort laag op het aspect ‘vertrouwen’: herken je dit beeld en hoe uit dit zich?’ Ook kunnen wij verschillen in opgegeven antwoorden (de één geeft aan dat er geen planningsmanagementproces is, een ander geeft aan dat dit er is én dat het wordt geëvalueerd) onder de loep nemen. Zo bepalen wij in meer detail wat het volwassenheidsniveau van jouw project is en hoe je kunt verbeteren.

Maar verbeteren zonder duidelijk doel? Dan blijft het ad-hoc! Daar wilden wij juist vanaf. Met de Quick Scans en de diepte-interviews bepalen wij jouw huidige niveau (t=0). Om het verbetertraject in kaart te brengen, stellen wij tijdens de interviews ook vragen over waar je naartoe zou willen (t=n). Vervolgens stellen wij vast welke stappen er dan nodig zijn om daar te komen. Misschien heb je wel een aantal standaard processen nodig, of een sessie ter bevordering van de samenwerking. Meer tussentijdse monitoring of juist duidelijkere afspraken over taken en verantwoordelijkheden. Naast het benodigde inzicht in welke stappen moeten worden gezet, helpen wij ook met het opstellen van een plan hoe deze stappen kunnen worden gezet. En dan gaan wij aan de slag!

Tijdens mijn introductieweek op de universiteit van Eindhoven, was het liedje ‘Eat, Sleep, Rave, Repeat’ van Fatboy Slim & Riva Starr een behoorlijke hit in de kroegen. De introductiecommissie van de Fontys had zelf hun introductie thema hierop geïnspireerd: Eat, Sleep, Purple, Repeat. Paars is de kleur van de hogeschool. De eerste keer dat ik het zag, vond ik het meteen een geweldig idiote naam, een totaal belachelijke variatie op een redelijk belachelijk nummer. Maar al die jaren later, en ik weet het nog steeds.
Tijdens het schrijven van deze blog kwam het weer bij mij terug. Evalueren van jouw verbeterstappen moet een onderdeel zijn van je vaste cyclus. Nadat jouw huidige niveau (t=0) en jouw ambitieniveau zijn bepaald (t=n), de stappen die jij moet zetten om van het ene naar het andere punt te komen zijn geïdentificeerd en in gang gezet, komt daar het moment suprême: een herijking van jouw niveau. Zit je op de juiste groeilijn? Zijn de verbeterpunten opgepakt en hebben deze tot de gewenste groei geleid?

Uiteindelijk is het onze ambitie dat het gebruik van de PCU leidt tot de situatie zoals weergegeven in de afbeelding hieronder (ook opgenomen in de inleiding). De blauwe lijn toont het volwassenheidsniveau van een project of organisatie die de PCU gebruikt, terwijl de roze lijn toont hoe het kan gaan als er geen lerende organisatie wordt gebouwd: herhalend gedoe in je project omdat kennis verloren gaat.

Nu de theoretische basis van de PCU vorm krijgt, volgt de volgende fase: het uitwerken van een pilot model en proces om dit uit te proberen in een project. Leidt de PCU dan daadwerkelijk tot meer inzicht en groei in volwassenheidsniveau? Is de vragenlijst duidelijk voor alle deelnemers? Geven de diepte-interviews ons alle informatie die wij nodig hebben om een goed verbetertraject te bepalen? Ik kijk er erg naar uit om de antwoorden op deze en andere vragen te vinden. Wij gaan zeker nog heel veel zaken tegenkomen die wij kunnen verbeteren, aanscherpen of schrappen. Eat, sleep, evaluate, repeat!

De pilot-perikelen kun je lezen in mijn derde blog over de Project Check Up:

• De eerste blog is terug te lezen via deze link.
• De derde blog komt in september 2018 online.
• De vierde blog volgt in december: de Project Check Up ziet het levenslicht.

Alle vragen, opmerkingen of aanvullingen op de PCU zijn welkom: als jij mij een PM stuurt, kom ik z.s.m. bij jou terug. En volg natuurlijk #ProjectCheckUp om helemaal up-to-date te blijven.