Integrale Projectbeheersing is als een zenuwstelsel. Een onmisbaar ingrediënt voor het succes van een project. Het legt verbanden en verbindingen tussen alle denkbare processen die zich binnen projecten voordoen. Integrale Projectbeheersing zorgt dat op basis van de juiste informatie, op het juiste moment, door de juiste partij, de juiste actie wordt ondernomen. Projecten management zonder Integrale Projectbeheersing leidt al snel tot brandjes blussen en mis je het werkelijke inzicht dat je nodig hebt om de juiste beslissingen te nemen. Het resultaat hangt dan te veel af van jouw heldhaftigheid en daadkracht.
Mede daarom verdient het hele project een systematische aanpak. Van begin tot eind, waarbij Integrale Projectbeheersing en sturing op het proces vast onderdeel zijn van je projecten. Ook als het project, de projectkaders of de projectorganisatie veranderen. Met Integrale Projectbeheersing lukt dat, weten wij uit ervaring.
Eén van onze opdrachtgevers van een dynamisch infrawerk van 200 mln., gaf ons tijdens de uitvoering de feedback dat Integrale Projectbeheersing en procesbewaking de enige continue stabiele factor was in het project. Ondanks de vele (organisatorische) veranderingen, kon de projectorganisatie vertrouwen op de juiste informatie, zodat de juiste beslissingen werden genomen. De nieuwe aanpak was wennen voor de organisatie, maar werd door het projectmanagement als zeer prettig ervaren. Zij zagen letterlijk dat er rust ontstond, waardoor de kwaliteit van het ontwerp verbeterde en de interne klant vertrouwen had dat het resultaat overeenkwam met de eisen die vooraf werden gesteld.
Systeem, Proces, Product
Klinkt mooi, toch? Maar hoe doe je dat? Een project managen zonder duidelijk systeem is bij voorbaat al ad-hoc en chaotisch. Integrale Projectbeheersing begint dan ook met het gezamenlijk omschrijven van de ambitie en visie van het project in een mission statement. Daarnaast is inzicht in de scope, governance, stakeholders, budget, planning en wijze van samenwerking onontbeerlijk voor een goed projectresultaat.
Als het systeem staat, wordt een project gevormd door een verzameling van processen. Op welke processen de nadruk ligt bepaal je risico-gestuurd. Een project met een top-architect aan boord? Dan is focus op ontwerpmanagement en kostenmanagement logisch. Een project in een gevoelige omgeving of met een complex vergunningstraject? Focus op omgevingsmanagement.
De hoeveelheid en diepgang in de omschrijving van de processen is dus sterk afhankelijk van de randvoorwaarden op systeemniveau en dus project-specifiek. Hier zien wij nu nog vaak gebeuren dat projectmanagers de processen steeds opnieuw vormgeven en niet werken vanuit een standaard proces. Het wiel wordt steeds weer opnieuw uitgevonden en na het project wordt de rode resetknop ingedrukt. Bij Integrale Projectbeheersing denk je vooraf na over processen. Op strategisch niveau, met de juiste experts.
Dat is mede zo belangrijk, omdat er een duidelijke trend is dat je als opdrachtnemer en projectmanager tegenwoordig alles moet kunnen. Je bent bouwer en tevens ontwerper. Je bent omgevingsmanager en procesmanager. We maken onderscheid in continue-processen, zoals het financieel management, en processen die tijdsafhankelijk en fase-afhankelijk zijn, zoals het transitiemanagement.
Per proces is een omschrijving (inclusief stroomschema, omschrijving van de input en output) en de juiste bemensing dus echt nodig. Want wie is (eind) verantwoordelijk voor het risicomanagement binnen het project en welke tooling gebruiken we hiervoor? Processen hebben daarnaast sterke raakvlakken met elkaar. Hoe kun je het proces van eisenbeheer op orde hebben, zonder een gedegen informatie- en documentmanagementproces? Deze processen moeten op elkaar zijn afgestemd! En processen moeten zijn afgestemd op de processen van de klant. Financieel management zonder inzicht te hebben in het facturatieproces van de opdrachtgever?
Je begrijpt de boodschap.
Nou hoor ik je denken: ‘Is dit niet overdadig? Dit heb ik toch niet nodig voor een project?’ Waarschijnlijk niet in de volle omvang, maar het bewust en strategisch nadenken over het systeem, de processen en het product geeft inzicht in je project. Het inrichten van de processen moet afgestemd zijn op het systeem. Bij een relatief klein project hoort per definitie een andere invulling van de processen. Zijn alle belangrijke processen ingericht, generen ze de juiste informatie en zijn processen bij de juiste persoon belegd?
Klinkt allemaal theoretisch, gestructureerd en procesmatig, maar pas dan ontstaat overzicht en structuur in het project. En uiteindelijk gaat het om het product: dat gebouw of infrastructureel werk dat door de gebruiker in gebruik wordt genomen, met daarnaast alle documentatie/revisie/modellen waarmee de gebouwbeheerder het ‘product’ ook daadwerkelijk in beheer kan nemen.
Integrale Projectbeheersing kan altijd
Integrale Projectbeheersing is toepasbaar bij alle projecten; kleinere of eenmalige, meerdere projecten binnen een programma, of kritische en zeer complexe projecten. Sterker nog: de meerwaarde neemt alleen maar toe.
Bij één project
De projectmanager vormt met zijn ervaring en de juiste kennis om een project soepel te laten verlopen de spil in het project. Een teamspeler met gedreven teamleden om zich heen. Teamleden die als het moet een tikje harder lopen. Soms in het rood, maar sowieso krijgen ze het voor elkaar, met als resultaat een tevreden opdrachtgever. Succes en volharding zit dus in DNA van een projectmanager. Integrale Projectbeheersing ondersteunt de projectorganisatie / projectmanager zodat hij zich nog beter kan richten op zijn primaire taken.
Bij een aantal projecten
Met de kennis en ervaring die een professionele projectmanager in huis heeft, is een aantal projecten tegelijk alleen maar een mooiere uitdaging. De projectmanager en zijn team kunnen zich van hun beste kant laten zien. Het geeft gewoon een kick als de eindstreep is gehaald. Hoe dan ook, de projectmanager regelt het. En het mooiste is dat een opdrachtgever niet ziet hoe ze het flikken!. Uiteindelijk is er niets dan lof. En die lof groeit alleen maar als je met Integrale Projectbeheersing laat zien dat alle projecten die je tegelijkertijd hebt lopen, in alle rust verlopen. De ultieme beleving dat jij in control bent.
Bij kritieke projecten
Het wordt andere koek als het aantal projecten kritisch wordt. Zeker als er één of meerdere tussen zitten die qua complexiteit de volle aandacht van de projectmanager nodig hebben. Dan is ‘lof’ voor de projectorganisatie of voor de projectmanager nog ver weg, en heb je meer nodig dan heldhaftigheid, doorwerken en lef tonen. Zo ontstaan er risico’s als ad-hoc gereageerd wordt op fouten, echt inzicht in de projectstatus ontbreekt en beslissingen worden genomen op basis van onvolledige informatie. Integrale Projectbeheersing kan hierin een kritische rol spelen, voorkomt ad-hoc en chaotisch gedrag en zorgt dat de projectmanager zich volledig kan richten op zijn kerntaken.
Structuur, Grip, Voorspelbaarheid
Kortom. Door het toepassen van Integrale Projectbeheersing blijft er controle, blijft je als projectmanager de spil in het project en kun je je focussen op het verbinden van de juiste mensen in het proces. Op elk gevraagd moment weten jij, de opdrachtgever en iedereen waar het project staat en zo zorg je voor gecontroleerde en voorspelbare projecten. Faalkosten nemen af en het eindresultaat sluit beter aan bij de behoefte van de klant.
Met Integrale Projectbeheersing leg je niet alleen verbanden, maar zorg je ook dat verbinding ontstaat in het project. Integrale Projectbeheersing voegt iets toe! Structuur! Het maakt het makkelijker voor de organisatie om alle systemen en processen met elkaar te verbinden, zodat er meer tijd is voor het team. Er ontstaat rust in de organisatie en de uitkomsten zijn niet meer afhankelijk van de heldhaftigheid van teamleden.
Vervolg
Natuurlijk valt er veel meer inhoudelijk te bespreken over Integrale Projectbeheersing. Hoe bepaal je de uitgangspunten van het systeem? Hoe kom je tot een keuze van de belangrijkste processen en hoe richt je deze vervolgens in? Er komt dus meer. Concreter en met meer voorbeelden.
Volg daarom deze blogreeks en discussieer vooral mee. Deel het artikel binnen je eigen netwerk en volg #IntegraleProjectbeheersing op @Twitter. Word daarnaast lid van de nieuwe LinkedIn-Groep Integrale Projectbeheersing 2.0. Zo mis je niets.
- Bouwsector blijft ad-hoc en chaotisch?
- Verbeter je projecten en programma’s – uitkomsten uit de Project Check Up
- Informatiemanagement en BIM
- GWW en Utiliteit: Een wereld van verschil! Of toch niet?
- Integrale Projectbeheersing in een alliantiecontract
- Risicomanagement binnen programma’s
- Vertaling van klantwens naar specifieke eis