Met deze tips verwerk je duurzaamheid op de juiste manier in je aanbesteding

Uitsluitingsgronden zeggen iets over de marktpartijen die aan een aanbesteding deelnemen. Het zijn omstandigheden waarin de marktpartijen niet mogen verkeren indien zij in aanmerking willen komen voor gunning van een opdracht. Het zijn dus knock-out criteria. Er zijn verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Eén van de facultatieve uitsluitingsgronden is “verplichtingen op het gebied van milieu-, sociaal- en arbeidsrecht”. Toepassing ervan lijkt logisch, maar is dit niet zonder meer. Een overtreding van de Wet milieubeheer, bijvoorbeeld, is een omstandigheid die niet als vanzelfsprekend vast komt te staan c.q. algemeen bekend wordt. Dit zorgt voor een bepaalde willekeur. Een tweede kanttekening is dat grotere partijen zomaar eens meer kans zouden kunnen lopen ooit de wet te hebben overtreden dan kleinere partijen. En verder brengt de toepassing van deze uitsluitingsgrond risico’s met zich mee voor de opdrachtgéver.

Wat te denken van de volgende situatie: een opdrachtgever heeft partij X geselecteerd voor de deelname aan de gunningfase en partij Y afgewezen. Partij Y meldt zich bij de opdrachtgever met het bericht: “U hebt partij X ten onrechte geselecteerd: zij zijn bij project A onjuist omgegaan met afvalstoffen en hebben hierbij de Wet milieubeheer overtreden. We hebben twee getuigen. U mag hen niet selecteren en moet in plaats hiervan ons toelaten”. Hoe ga je hiermee als opdrachtgever om? Verdedig je je selectiebesluit, daarmee partij X? En moet je hiervoor wellicht nader onderzoek doen? Of herzie je het selectiebesluit en selecteer je partij Y in plaats van X? De beste insteek zal niet altijd op voorhand duidelijk zijn. Dit is een situatie die je als opdrachtgever in een aanbesteding graag wilt vermijden. Wees dus voorzichtig met deze facultatieve uitsluitingsgrond.

Geschiktheidseisen zeggen iets over de marktpartijen die aan een aanbesteding deelnemen. Geschiktheidseisen zijn eisen waaraan de marktpartijen móeten voldoen om in aanmerking te komen voor verdere deelname aan een aanbesteding. Het zijn net als uitsluitingsgronden knock-out criteria. Geschiktheidseisen zijn er in drie categorieën: 1. financiële en economische draagkracht, 2. technische en beroepsbekwaamheid en 3. beroepsbevoegdheid. Geschiktheidseisen op het gebied van duurzaamheid vallen bijna altijd in de categorie “technische en beroepsbekwaamheid”. Als opdrachtgever kun je je bij het opstellen van eisen richten op wat een marktpartij heeft gepresteerd voor ándere opdrachtgevers (referentieprojecten) of op de eigen bedrijfsvoering van de marktpartij. Een voorbeeld van een geschiktheidseis op basis van een referentieproject is:

• Gegadigde moet een project hebben uitgevoerd en opgeleverd met een BREEAM-NL-certificaat nieuwbouw opleverfase categorie Excellent of beter.

Een voorbeeld van een geschiktheidseis die gaat over de eigen bedrijfsvoering van marktpartijen is:

• Gegadigde moet beschikken over een gecertificeerd milieuzorgsysteem op basis van ISO 14001.

Het éne voorbeeld is niet beter dan het andere: het is een keuze. Het is ook mogelijk om beide soorten eisen te stellen.

Net als geschiktheidseisen zeggen selectiecriteria iets over de marktpartijen die aan een aanbesteding deelnemen. Selectiecriteria zijn echter geen knock-out criteria, maar eigenschappen waarop de opdrachtgever marktpartijen beoordeelt en een score geeft. Op deze manier ontstaat een rangorde van de marktpartijen. Marktpartijen kunnen ook zonder te scoren op selectiecriteria, of met een lage score, in aanmerking komen voor deelname aan de gunningfase. Selectiecriteria worden namelijk alleen beoordeeld indien teveel marktpartijen de toets op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen succesvol hebben doorstaan.

Net als voor geschiktheidseisen geldt voor selectiecriteria: je kunt je richten op wat marktpartijen hebben gepresteerd voor ándere opdrachtgevers of op de eigen bedrijfsvoering van de marktpartijen. Wel is de uitwerking van selectiecriteria anders: je moet immers een systematiek bedenken die bij beoordeling tot verschillende scores kan leiden. Het voorbeeld op het gebied van BREEAM-NL, dat eerder bij de geschiktheidseisen is behandeld, kan worden omgebouwd naar een selectiecriterium. Dit kan er dan als volgt uitzien:

• Een gegadigde krijgt meer punten naarmate hij een project heeft uitgevoerd en opgeleverd met een BREEAM-NL-certificaat nieuwbouw opleverfase dat in een hogere categorie valt. Pass = 0 punten. Good = 1 punt. Very good = 3 punten. Excellent = 6 punten. Outstanding = 10 punten.

Ook de eerder behandelde ISO 14001-geschiktheidseis kan worden omgebouwd naar een selectiecriterium. Dit kan er als volgt uitzien:

• Een gegadigde krijgt 10 punten indien hij beschikt over gecertificeerd milieuzorgsysteem op basis van ISO 14001. Indien een gegadigde hierover niet beschikt, krijgt hij 0 punten.

Een ander voorbeeld van een selectiecriterium is:

• Een gegadigde krijgt meer punten naarmate hij een referentieproject heeft voltooid dat een lagere EPC heeft:
  EPC ≥ 0,4: 0 punten
  EPC ≥ 0,2 en < 0,4: 5 punten
  EPC ≥ 0,0 en < 0,2: 8 punten
  EPC < 0,0: 10 punten.

En nog een voorbeeld, nu weer over de eigen bedrijfsvoering van marktpartijen:
Gegadigden kunnen de volgende punten verdienen:

• 5 punten voor gegadigden die over tenminste één van de kalenderjaren 2016-2017-2018 een duurzaamheidsjaarverslag hebben gepubliceerd dat tenminste de totale CO2-uitstoot van de gegadigde vermeldt.
• Aanvullend 3 punten voor gegadigden die het duurzaamheidsjaarverslag over élk van de drie kalenderjaren 2016-2017-2018 hebben gepubliceerd.
• Aanvullend 2 punten voor gegadigden van wie het meest recente duurzaamheidsjaarverslag voldoet aan de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI).

Het is mogelijk om van duurzaamheid in één aanbesteding zowel een uitsluitingsgrond als een geschiktheidseis als een selectiecriterium te maken.

In tegenstelling tot geschiktheidseisen en selectiecriteria zegt het gunningcriterium iets over de aanbieding (inschrijving) die een marktpartij doet en dus niet over (de kenmerken van) de marktpartij. Wanneer een opdrachtgever duurzaamheid in het gunningcriterium verwerkt, dan wordt het een onderdeel dat bijdraagt aan de bepaling van een rangorde. Het gunningcriterium wordt nog wel eens verwisseld met contracteisen. Als een opdrachtgever een eis heeft waarvan hij wil dat de marktpartij hem sowieso waarmaakt, dan moet deze opdrachtgever er geen (sub)gunningcriterium van maken maar een contracteis.
Een voorbeeld van een subgunningcriterium is:

• De inschrijver moet een aanbieding indienen die voldoet aan het contractdocumenten. In de contractdocumenten is geen specifieke eis opgenomen ten aanzien van de EPC (energieprestatiecoëfficiënt). Dit betekent dat de inschrijver een ontwerp moet indienen met een EPC van maximaal 0,8 voor de kantoorfunctie. Een inschrijver krijgt een fictieve korting op de inschrijfsom indien hij aanbiedt de kantoorfunctie met een lagere EPC op te leveren. Deze fictieve korting wordt als volgt berekend: fictieve korting in euro = (0,8 – EPC) x 100.000.

Naarmate een lagere EPC belangrijker of minder belangrijk voor je is, verhoog of verlaag je in voorgaande voorbeeld de vermenigvuldigingsfactor (100.000). Bij dit voorbeeld geldt verder: als je als opdrachtgever sowieso een bovengemiddeld energiezuinig kantoorgebouw wilt, dan pas je voorgaand subgunningcriterium niet op deze manier toe. Het past dan meer om een lagere EPC — bijvoorbeeld maximaal 0,4 — dwingend voor te schrijven, als contracteis dus. Afhankelijk van het antwoord op de vraag of een nóg energiezuiniger gebouw je meer waard is, kun je daar bovenop alsnog kiezen voor een fictieve korting.
Een ander voorbeeld van een subgunningcriterium is:

• De inschrijver moet in zijn aanbieding beschrijven op welke manier hij bij de uitvoering van de werkzaamheden zijn eigen energieverbruik vermindert. De opdrachtgever beoordeelt het plan met een rapportcijfer. Een hoger rapportcijfer leidt tot een hogere fictieve korting op de inschrijfsom. Deze wordt als volgt berekend: fictieve korting in euro = rapportcijfer x 100.000.

In dit artikel heb ik aan de hand van praktische voorbeelden uitgelegd hoe opdrachtgevers duurzaamheid kunnen inbedden in hun aanbesteding. Bij daadwerkelijk gebruik van de voorbeelden in een aanbestedingsleidraad moeten deze verder worden uitgewerkt: de voorbeelden in dit artikel zijn tekstueel ingekort en versimpeld. Bij de gunningcriteria ben ik uitgegaan van de zogenaamde gunnen op waarde-systematiek, die mijn voorkeur geniet boven andere methodes.

Meer informatie hierover vind je bijvoorbeeld hier.