1. Veiligheid versus Hinder
“We werken veilig of we werken niet, tenzij je een wegafsluiting toegewezen wilt krijgen natuurlijk”
Het komt terug in elk Mission Statement van een project, elke Project Start Up en elke Project Follow Up: de veiligheid van wegwerkers en weggebruikers is de hoogste prioriteit. Hierover valt niet te onderhandelen en dit geven we samen vorm. In de praktijk ontstaan de frustraties bij de vormgeving. Sluiten we een weg volledig af als dit veiliger is, maar meer hinder veroorzaakt? Liften we mee in een al overvol werkvak? Accepteren we de meest veilige wegafzetting als die afwijkt van het handboek CROW 96A/B? Dit zijn lastige dilemma’s, waar teams samen mee moeten omgaan. Het is op dat moment verleidelijk voor teamleden om vanuit harde standpunten te blijven redeneren.
Oplossingsrichting
Start vanuit een gezamenlijk gedragen doelstelling en ga onderweg constructieve conflicten aan om te komen tot de meest veilige oplossing met de minste hinder. Pel samen standpunten af naar het gezamenlijke belang, waarbij je rekening houdt met locatiespecifieke omstandigheden. Druk daarin jouw standpunt niet door, maar geef ook niet te snel toe. Kortom: zoek actief samen naar de win-win oplossing.
2. Verschillende Best Value verwachtingen
“Jullie zijn toch de gids, dus breng me dan eens die berg op”
In de afgelopen jaren zijn veel onderhoudscontracten met behulp van Best Value op de markt gebracht. Het uitgangspunt hierbij is dat de Opdrachtnemer vanuit zijn inhoudelijke expertise en ervaring de route en aanpak toont. Vertrouwen is ondergeschikt, omdat transparantie ontstaat vanuit feiten en verifieerbare prestatie-informatie. In de praktijk ontstaan de frustraties toch juist rondom vertrouwen en verwachtingen. Het gevoel dat je als Opdrachtnemer niet als betrouwbare expert gezien wordt en zelfs de kleinste details moet onderbouwen. Het gevoel als Opdrachtgever dat je de expert steeds moet wijzen op de te volgen route, in plaats van dat deze dit proactief doet.
Oplossingsrichting
Neem bij de start van het project bewust de tijd om elkaar echt te leren kennen. Wees eerlijk en expliciet over verwachtingen en verantwoordelijkheden en ga daarbij het gesprek aan over waarden en de verschillende perspectieven hierop. Door dit gesprek aan te gaan, worden teams meer dan de optelsom van de individuen. Binnen de sector zien wij overigens de beweging richting contractvormen die samenwerking en vertrouwen centraal stellen, zoals bouwteamovereenkomsten en waardegedreven onderhoud.
3. Pas prioriteit bij een calamiteit
“Wat nou risico gestuurd, los gewoon binnen 48 uur dat gat in de weg op!”
In de afgelopen jaren is de verantwoordelijkheid voor het asset management meer en meer bij de Opdrachtnemer komen te liggen. De weginspecteurs rijden, als ogen en oren van de opdrachtgever, dagelijks op “hun” wegen en zien en melden dan nog genoeg verbeterpunten. Er ontstaat vaak frustratie bij zowel de communicatie over, als de afhandeling van deze meldingen. De weginspecteur krijgt de indruk dat de Opdrachtnemer onvoldoende aandacht voor verbeterpunten heeft, totdat een calamiteit afgeroepen wordt. De Opdrachtnemer heeft het gevoel dat meldingen haar kant op worden gestuurd, waar zij volgens het contract helemaal niet voor verantwoordelijk is.
Oplossingsrichting
Besteed tijd en aandacht aan het doorgronden van elkaars verantwoordelijkheden in de gehele onderhoudsketen. Pak de onderhoudsopgave samen op, waarbij ieder focust op en excelleert in de eigen taak, met nadrukkelijke aandacht voor de andere betrokkenen in de keten. Deze aandacht vertaalt zich in snelle besluitvorming, pragmatische oplossingen en transparante terugkoppeling. Stel het oplossen van de gebreken buiten centraal zonder de aantoonbaarheid uit het oog te verliezen.
Aanvullende uitdaging: teamwisselingen
“En dat is dan alweer de vierde contractmanager die ik moet leren kennen”
Hoewel de afgelopen jaren het beeld zeker positief is bijgesteld, lijkt onderhoud nog altijd te worden ondergewaardeerd. Het klinkt nou eenmaal flitsender om op een verjaardag te vertellen dat je aan een innovatief nieuwbouw project werkt, dat vele honderden miljoenen kost en onder grote politieke en tijdsdruk staat. Onderhoud loopt echter altijd door, zonder helder begin- en eindpunt. Onderhoudsteams hebben daardoor vaker moeite om (jong) talent te binden en hebben te maken met veel wisselingen. Dit versterkt genoemde frustraties, omdat de persoonlijke basis van de samenwerking steeds opnieuw gelegd moet worden.
Oplossingsrichting
Stel met elkaar duidelijke, uitdagende doelen op, inclusief begin- en eindpunt, en geef hier commitment op als team. Maak bijvoorbeeld een Doel-Plan-Matrix om geïnspireerd samen te werken aan de opgave met je team.
Nederland beschikt over de hoogste fysieke dichtheid van snel- en vaarwegen in Europe. Het, met zo min mogelijk overlast voor de gebruikers, onderhouden van deze infrastructuur is dan ook uitermate complex. Tegelijk is het onderhoud cruciaal voor het functioneren van ons land. Nogmaals willen we daarom onze waardering uitspreken voor alle organisaties en teams die hier dagelijks voor aan de lat staan.
